Documents¶

Sous Documents, vous voyez ce qui est arrivé chez mScan et ce qu'il en est advenu. Les personnes ayant le rôle Scan voient leurs propres documents, les responsables tous les documents de l'entreprise.

La liste¶

Tous · À vérifier · Terminés : À vérifier rassemble ce que quelqu'un devrait examiner ; Terminés est classé et entièrement lu.
Rechercher par expéditeur, commerce, objet, titre ou personne ; Filtres par statut, origine et type — plusieurs choix possibles dans chacun (p. ex. Échec et Partiellement classé) ; rien de coché signifie tout.
Trier avec la sélection à côté de Filtres — les plus récents ou les plus anciens d'abord, selon la date du document, par commerce (reçus), type, statut ou origine — ou d'un clic sur Type, Source, Statut ou Reçu le au-dessus de la liste (encore une fois : ordre inversé). Les documents sans cette valeur (une facture n'a pas de commerce) viennent en dernier. Ce n'est que triés par une date que les documents sont groupés par jour. Le tri reste dans l'adresse, et ← / → sur un document le suivent. Le nom, l'expéditeur et le montant ne peuvent pas être triés : ils sont enregistrés chiffrés, et mScan trie toute la liste, pas seulement la page affichée.
Chaque ligne indique de qui provient le document et ce qu'il est, son type, comment il est arrivé (app de scan ou e-mail), son statut et deux téléchargements : Entrée (l'original, tel qu'il est arrivé) et Sortie (le fichier qui a été classé).

Photos¶

Liste · Photos à côté de Filtres affiche les mêmes documents sous forme d'images : chaque fois l'original à côté de ce que le traitement en a fait (la photo recadrée et redressée). Vous trouvez ainsi rapidement un recadrage qui a coupé quelque chose, et ouvrez ce document. Les onglets, filtres et la recherche agissent comme dans la liste, et ← / → font défiler les mêmes documents dans le document ouvert.

Statuts¶

Statut	Signification
En file d'attente / En traitement	en cours de traitement
Terminé	classé
Incomplet	classé, mais une donnée importante (p. ex. date, montant, devise) n'a pas pu être lue — vérifiez et corrigez
Partiellement classé	classé à un endroit, mais pas à un autre
Échec	non classé ; la raison figure sur la page du document
En attente de pipeline	rien n'est encore configuré pour ce type de document — Earlybyte le configure, ensuite le traitement continue tout seul
Limite mensuelle atteinte	le contingent mensuel est épuisé ; le document attend le mois suivant

Un document n'est jamais classé sous un nom comportant un trou. Si son dossier, son nom de fichier, son classeur ou sa feuille a besoin d'une donnée qui n'a pas été lue — la date, par exemple —, cette sortie affiche Non classé : il manque à ce document une valeur dont le nom de classement a besoin… : complétez la donnée avec Modifier les données, puis appuyez sur Classer à nouveau.

Plusieurs à la fois (responsables)¶

Avec Sélectionner, vous choisissez des documents — un par un, une journée entière ou toute la page — et pouvez les télécharger ensemble (en ZIP), les modifier ou les supprimer.

Lorsque tous les documents de la page sont cochés et que d'autres correspondent à l'onglet, aux filtres et à la recherche, Sélectionner les … correspondants sélectionne aussi ceux des autres pages — 500 au maximum à la fois.

Sous Modifier, vous changez tous les documents sélectionnés en une étape :

Tags… — ajouter des tags et en retirer ; les autres tags de chaque document restent.
Catégorie… — définir une catégorie pour tous les documents d'un même type. Si la sélection contient plusieurs types ayant leurs propres listes, filtrez d'abord par type.
Classer à nouveau… — seulement ce qui n'est pas encore classé, ou chaque sortie. Rien n'est relu et aucun traitement n'est compté.
Recréer les feuilles de reçu… — avec les données et le logo tels qu'ils sont maintenant.
Retirer les copies classées… — retire ce qui a été classé des destinations ; les documents restent.
Retraiter… — relit chaque original, puis classe. Classer à nouveau ne relit rien ; Retraiter si.

Chaque dialogue indique au préalable à combien de documents sélectionnés l'action s'applique. Ensuite, une liste au-dessus des documents nomme chaque document resté tel quel, et pourquoi — « en cours de traitement », par exemple, ou « déjà conforme ». La sélection reste, pour enchaîner aussitôt avec l'action suivante.

Documents en double¶

Si le même reçu ou la même facture a été envoyé deux fois — deux photos du même ticket, un scan et un e-mail de la même facture —, mScan marque la copie arrivée plus tard comme Doublon possible. Le type, la date, le montant, la devise et le commerce ou l'expéditeur doivent être identiques (majuscules et minuscules indifférentes) ; la description ne compte pas. Pour les factures, le même numéro de facture suffit. L'onglet Doublons affiche tous ces documents, les identiques regroupés et l'original en premier — ouvrez-en un et faites-les défiler avec ← / →. La page du document indique à quel document il ressemble ; Supprimer celui-ci supprime la copie, Pas un doublon la conserve (p. ex. deux cafés identiques le même jour).

La page du document¶

Un clic sur une ligne ouvre le document : l'original et le résultat côte à côte, les données lues, l'endroit où il a été classé et son historique. Chaque photo figure à côté de ce que le traitement en a fait (Traité), une page après l'autre — avec ‹ et › en dessous, vous faites défiler les pages ; un clic affiche une image en grand. Avec ← et →, vous parcourez la liste. L'encadré des données lues comporte en bas un bouton de téléchargement, comme Télécharger l'original sous l'original : Télécharger la feuille de reçu pour un reçu, Télécharger le PDF traité pour une facture ou un document (un reçu sans feuille de reçu reçoit également son PDF traité). À côté de Télécharger la feuille de reçu, Voir la feuille de reçu l'affiche en grand sans la télécharger.

Les responsables peuvent ici :

Modifier les données — corriger une donnée mal lue (p. ex. date, montant, TVA, catégorie). Ensuite Classer à nouveau, afin que le fichier classé et la ligne Excel soient eux aussi corrects.
Modifier les pages — faire pivoter, réordonner ou omettre des pages. L'original reste inchangé.
Recadrer à la main (sous Traité, pour les photos) — lorsque le recadrage automatique a mal saisi une photo. Choisissez la photo en haut ; chacune est marquée Automatique ou À la main. Indiquez sous Documents sur cette photo combien de documents s'y trouvent (une facture et son ticket de carte en font deux), puis faites glisser les coins de chaque contour numéroté sur les coins d'un document (ou cliquez sur un coin et déplacez-le avec les touches fléchées). Le bord épais est le bord supérieur ; à côté, vous voyez chaque document tel qu'il en sortira, et vous le faites pivoter avec son bouton. Faire se croiser des coins n'est pas une erreur — mScan les remet lui-même en ordre. Les photos que vous ne touchez pas gardent le recadrage automatique ; Revenir à l'automatique rend une photo au recadrage automatique. À l'enregistrement, Hudson recadre à nouveau les photos, avec correction de la lumière et redressement comme pour les autres ; cela prend un moment (Application de votre recadrage…). Les données lues restent, le PDF du reçu est recréé ; ensuite, Classer à nouveau remplace les copies classées. Retraiter conserve votre recadrage. Pour faire pivoter ou omettre des pages : Modifier les pages.
Changer le type — indiquer qu'un reçu est en réalité une facture (ou inversement).
Retraiter — faire relire entièrement le document. Si vous avez corrigé ses données ou l'avez recadré à la main, on vous demande d'abord si cela doit être conservé (les deux sont conservés si vous ne les désélectionnez pas).
Classer à nouveau — classer une nouvelle fois le résultat, p. ex. après une correction. Un fichier au même endroit est alors remplacé. Sur la carte d'une sortie, cela classe cette sortie ; avec Classer à nouveau… à côté de Sorties, vous choisissez plusieurs sorties et les classez ensemble. Si, après une correction, le fichier porte un autre nom, mScan retire ensuite la copie précédente (la nouvelle est classée d'abord) ; les lignes de tableur du document sont remplacées, pas ajoutées. Une copie modifiée, renommée ou déplacée à la destination reste, et la carte de la sortie indique « Une copie précédente se trouve encore sous … » avec la raison — vous pouvez y Réessayer ou fermer la remarque avec Ne plus mentionner. Ce qui a été envoyé par e-mail ne peut pas être repris, et ce qui a été classé avant que mScan ne suive les copies reste où il est.
Retirer la copie classée (dans le menu ⋯ d'une sortie) — reprendre le fichier ou les lignes à la destination ; le document reste dans mScan. En supprimant un document, vous pouvez cocher que ses copies classées sont retirées elles aussi.
Journal de classement sous chaque sortie — dépliez-le pour voir ce que mScan a fait de cette sortie : classé, remplacé, retiré, laissé et pourquoi.
Recréer la feuille de reçu — recréer le PDF du reçu avec les données actuelles.

Si, lors d'une erreur, seule une partie a échoué, Relancer ce qui a échoué retente exactement cette partie — les personnes ayant le rôle Scan peuvent aussi le faire pour leurs propres documents.

Supprimer et restaurer (responsables)¶

Supprimer supprime la copie dans mScan — avec une raison, qui est consignée. Les copies déjà classées (p. ex. dans SharePoint) restent où elles sont. Vous trouvez les documents supprimés sous Filtres → Plutôt les documents supprimés et pouvez les y récupérer avec Restaurer, jusqu'à ce qu'ils soient définitivement supprimés après le délai convenu (en général 30 jours).

Tout télécharger (responsables)¶

Sous Entreprise → Export, Tout télécharger vous donne tout ce que votre entreprise a dans mScan en un seul zip :

chaque document non supprimé — y compris ceux envoyés pour une demande et ceux qui demandent encore de l'attention ;
par document, chaque fichier : l'original, le PDF traité et la fiche de justificatif ;
un dossier par année d'arrivée des documents, et un aperçu Excel de tous les documents.

Le téléchargement commence aussitôt ; avec beaucoup de documents, il prend un moment. Il est possible à tout moment — même si le compte est arrêté ou suspendu — et est consigné dans le journal d'audit.