Dokumente¶
Unter Documents sehen Sie, was bei mScan angekommen ist und was daraus wurde. Personen mit der Rolle Scan sehen ihre eigenen Dokumente, Verantwortliche alle Dokumente der Firma.
Die Liste¶
- All · Needs attention · Done: Needs attention sammelt, was jemand ansehen sollte; Done ist abgelegt und vollständig gelesen.
- Suchen nach Absender, Geschäft, Betreff, Titel oder Person; Filters nach Status, Herkunft und Art.
- Jede Zeile zeigt, von wem das Dokument ist und was es ist, seine Art, wie es ankam (Scan-App oder E-Mail), den Status und zwei Downloads: Input (das Original, wie es ankam) und Output (die Datei, die abgelegt wurde).
Status¶
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Queued / Processing | wird gerade verarbeitet |
| Done | abgelegt |
| Incomplete | abgelegt, aber eine wichtige Angabe (z. B. Datum, Betrag, Währung) konnte nicht gelesen werden — prüfen und korrigieren |
| Partly filed | an einem Ort abgelegt, an einem anderen nicht |
| Failed | nicht abgelegt; der Grund steht auf der Dokumentseite |
| Waiting for pipeline | für diese Art Dokument ist noch nichts eingerichtet — Earlybyte richtet es ein, danach läuft es von selbst weiter |
| Monthly limit reached | das monatliche Kontingent ist aufgebraucht; das Dokument wartet auf den nächsten Monat |
Mehrere auf einmal (Verantwortliche)¶
Mit Select wählen Sie Dokumente aus — einzeln, einen ganzen Tag oder die ganze Seite — und können sie gemeinsam herunterladen (als ZIP), erneut verarbeiten oder löschen.
Die Dokumentseite¶
Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Dokument: Original und Ergebnis nebeneinander, die gelesenen Angaben, wohin es abgelegt wurde, und sein Verlauf. Mit ← und → blättern Sie durch die Liste.
Verantwortliche können hier:
- Edit data — eine falsch gelesene Angabe korrigieren (z. B. Datum, Betrag, MWST, Kategorie). Danach File again, damit auch die abgelegte Datei und Excel-Zeile stimmen.
- Edit pages — Seiten drehen, umsortieren oder weglassen. Das Original bleibt unverändert.
- Change type — sagen, dass ein Beleg eigentlich eine Rechnung ist (oder umgekehrt).
- Process again — das Dokument noch einmal vollständig lesen lassen.
- File again — das Ergebnis noch einmal ablegen, z. B. nach einer Korrektur. Eine Datei am selben Ort wird dabei ersetzt.
- Recreate the receipt sheet — das Beleg-PDF mit den aktuellen Angaben neu erstellen.
Ist bei einem Fehler nur ein Teil schiefgegangen, versucht Retry what failed genau diesen Teil noch einmal — das dürfen auch Personen mit der Rolle Scan bei ihren eigenen Dokumenten.
Löschen und wiederherstellen (Verantwortliche)¶
Delete löscht die Kopie in mScan — mit einem Grund, der protokolliert wird. Bereits abgelegte Kopien (z. B. in SharePoint) bleiben, wo sie sind. Gelöschte Dokumente finden Sie unter Filters → Deleted und können sie dort mit Restore zurückholen, bis sie nach der vereinbarten Frist (üblich 30 Tage) endgültig entfernt werden.