Unterlagen anfordern¶

Mit einer Dokumentanfrage fragen Sie viele Personen nach denselben Unterlagen — etwa alle Mandantinnen und Mandanten nach den Belegen für die Steuererklärung. Jede Person bekommt einen persönlichen Link, fotografiert oder schickt die Dokumente von Telefon oder Computer, und Sie sehen, wer was geschickt hat und was noch fehlt.

Für Verantwortliche einer Firma, bei der Earlybyte die Funktion eingeschaltet hat (unter Kunde bearbeiten → Leistungsumfang → Dokumentanfragen). Dann stehen Anfragen und Mandanten in der Seitenleiste.

Mandanten: wen Sie fragen¶

Unter Mandanten führen Sie die Personen, die Sie um Unterlagen bitten. Sie sind keine mScan-Benutzer: Sie melden sich nie an und zählen nicht zu Ihren Benutzern. Earlybyte kann eine Obergrenze setzen (Mandantenkontingent).

Mandant hinzufügen: Vorname, Nachname, E-Mail; Kundennummer, Sprache und weitere Spalten (z. B. Telefon) sind freiwillig.
Die Liste zeigt entweder Anfragen (die offenen Anfragen jeder Person mit Stand) oder Mandantendaten (Kundennummer, Sprache, weitere Spalten); die Suche findet Namen, E-Mails, Nummern und weitere Spalten, und ein Klick auf einen Spaltennamen sortiert danach (nochmals: umgekehrt).
Ein Klick auf eine Person öffnet ihre Übersicht: Dokumente — alle Anfragen, in denen sie ist, mit jeder angefragten Unterlage, ihrem Stand und dem Geschickten (ein Klick auf eine Anfrage öffnet sie zum Bearbeiten); Mandant — ihre Angaben und weiteren Spalten, mit Speichern (der Stift öffnet direkt diesen Tab); Anfragen — jede Anfrage mit ihrem Stand und wann sie verschickt und geöffnet wurde. Mandant löschen geht nur bei jemandem, der in keiner Anfrage ist.
Mögliche Duplikate: Personen mit derselben E-Mail oder demselben Namen (in beliebiger Reihenfolge, ohne Akzente) sind als Mögliches Duplikat markiert; der Tab Mögliche Duplikate zeigt nur sie. Ihre Übersicht nennt den Doppelgänger, mit zwei Möglichkeiten:
Nicht dieselbe Person — zwei Personen (etwa ein Paar mit einer E-Mail): Das Paar wird nicht mehr markiert.
Zusammenführen… — zeigt beide nebeneinander; wo sie sich unterscheiden, klicken Sie den Wert an, der bleiben soll. Darunter steht, was passiert: Die geöffnete Person bleibt, die Anfragen, Dokumente und Links der anderen gehen an sie, die andere wird aus der Liste gelöscht. In einer Anfrage, in der beide waren, werden sie eins — der weitere Stand jeder Unterlage gilt — und nur noch ein Link funktioniert. Im Audit-Log als Mandanten zusammengeführt. Eine Import-Zeile, deren E-Mail zu zwei Personen gehört, wird übersprungen (Kundennummer ergänzen oder die beiden zuerst zusammenführen), damit nie die falsche geändert wird.
Aus Excel oder CSV importieren: eine Excel-Datei (.xlsx, erstes Blatt) oder eine CSV-Datei (mit ; oder , getrennt) — irgendwo ins Import-Fenster ziehen oder ins Ablagefeld klicken und eine auswählen. Vorlage herunterladen im Import-Fenster liefert eine Vorlage mit den richtigen Spalten und einer Beispielzeile. Die erste Zeile nennt die Spalten: Vorname / First name, Nachname / Last name, E-Mail / Email braucht es, Sprache und Kundennummer (Mandantennummer) sind freiwillig. Jede weitere Spalte bleibt bei der Person und lässt sich in Mails verwenden, z. B. {client.Telefon}.
Sie sehen zuerst, was passiert: Hinzugefügt, Aktualisiert, Unverändert, Übersprungen (mit Grund, etwa «keine E-Mail») und welche Zeilen zusammengeführt wurden. Erst Importieren speichert.
Personen werden über die Kundennummer erkannt, sonst über die E-Mail: Bekannte werden ergänzt, Neue hinzugefügt. Ein Import löscht nie etwas, und eine leere Zelle überschreibt nichts.
Doppelte Zeilen in der Datei werden zusammengeführt: die erste gewinnt, spätere füllen nur Lücken.
Nach Excel exportieren schreibt dieselben Spalten — bearbeiten Sie die Liste in Excel und importieren Sie sie wieder.

Die Liste Anfragen sortieren Sie mit einem Klick auf einen Spaltennamen (Anfrage, Stand, vollständige Personen, letzte Änderung); ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um.

Das Suchfeld über der Liste findet eine Anfrage nach Name oder Stand.

Eine Anfrage erstellen und senden¶

Anfragen → Neue Anfrage, einen Namen geben («Steuern 2026»).
Liste: die gewünschten Unterlagen, z. B. Lohnausweis 2026, mit einem Hinweis für die Person («vom Arbeitgeber, alle Seiten»). Pflicht aus heisst «optional — nur falls vorhanden». Der Name ist später auch der Dateiname im ZIP.
Mandanten: Aus Mandantenliste hinzufügen, Neuer Mandant (kommt auch in Ihre Liste) oder Aus Excel oder CSV importieren — die Personen kommen in Ihre Liste und in diese Anfrage.
Einstellungen: Läuft ab — wann die Links nichts mehr annehmen: Nie — von Hand schliessen, An einem Datum oder Nach einer Anzahl Tagen (ab dem ersten Versand) — und Ihr eigener Text für die Mail, mit {client.first_name} und weiteren Spalten. Hat Earlybyte für Ihre Firma eigenes Branding eingeschaltet, steht oben auf der Seite, die Ihre Kundinnen und Kunden öffnen, Ihr Logo statt dem von mScan.
Senden…: alle, die die Liste noch nicht bekommen haben. Vor dem Senden zeigt das Fenster, wer ein Mail bekommt und worum jede Person gebeten wird. Die Anfrage ist dann Offen.

Jede Person bekommt eine Mail mit ihrem persönlichen Link, als Knopf und als QR-Code (für das Telefon, wenn die Mail am Computer gelesen wird). Die Mails und die Seite hinter dem Link sind in der Sprache der Person (Spalte Sprache der Mandantenliste), sonst in der Sprache Ihrer Firma — siehe Sprache und Darstellung.

Wer hat was geschickt¶

Der Tab Mandanten zeigt alle Personen in drei Ansichten: Dokumente (Stand, «7 von 9», und was noch fehlt), Mandantendaten (Kundennummer, Sprache, weitere Spalten) und Link & E-Mails (wann die Liste zuerst ging, die letzte Mail, wann die Person ihren Link zum ersten Mal geöffnet und zuletzt etwas geschickt hat). Die Suche über der Tabelle findet eine Person nach Name, E-Mail, Nummer oder jeder weiteren Spalte; ein Klick auf einen Spaltennamen sortiert danach. mScan bemerkt das Öffnen, wenn die Seite des Links lädt; die Mails enthalten keine Nachverfolgung, und niemand erfährt, ob eine Mail gelesen wurde. Filtern Sie nach Etwas fehlt, Erneut angefordert, Vollständig, Noch nicht geöffnet oder Noch nichts gesendet, wählen Sie Personen aus und Senden: Wer noch nichts geschickt hat, bekommt die ganze Liste, alle anderen nur, was noch fehlt — was Sie erneut angefordert haben zuerst, mit Ihrer Notiz. Der Link bleibt derselbe. Jede Zeile zeigt, wann zuletzt eine Mail ging, damit niemand dreimal am Tag erinnert wird.

Ein Klick auf eine Person öffnet ihre Unterlagen direkt unter ihrer Zeile: jede angefragte Unterlage mit ihrem Stand und den Knöpfen unten, und jedes geschickte Dokument — öffnen oder PDF herunterladen (begradigt, sobald das fertig ist). Ein zweiter Klick auf die Zeile schliesst sie. Mandant öffnen dort öffnet ihre Übersicht, in vier Tabs:

Dokumente — jede angefragte Unterlage:
Notiz für den Mandanten («Seite 2 fehlt») — die Unterlage wird erneut angefordert: Sie zählt als fehlend und steht bei der Person zuoberst, mit Ihrer Notiz; die nächste Sendung löst es. Notiz bearbeiten ändert den Text, Notiz löschen nimmt sie zurück (die Unterlage ist wieder Gesendet, wenn ihre Datei da ist, sonst Fehlt). Eine gespeicherte Notiz verschickt nichts: Notizen senden (unter der geöffneten Person) schickt sie sofort — den Link, die Unterlagen mit Notiz zuerst, dann was sonst noch fehlt.
Auf Papier erhalten und Nicht zutreffend — ohne Dokument erledigt.
Die Dokumente selbst: öffnen (im Dossier der Anfrage), PDF herunterladen, Verschieben zu einer anderen Unterlage oder Person, Löschen (wiederherstellbar bis zum endgültigen Löschen).
Ein weiteres Dokument anfordern: eine Unterlage nur für diese Person («Kontoauszug UBS 31.12.»).
Für den Mandanten hochladen: ein besseres Exemplar oder eines, das auf Papier kam, als PDF.
Mandant — Name, E-Mail, Kundennummer, Sprache und die weiteren Spalten (z. B. Telefon): ändern, hinzufügen oder entfernen und Speichern. Es ist der Eintrag der Person selbst: Jede Anfrage und die Mandantenliste zeigen die Änderung; ihr Link bleibt derselbe.
Link & E-Mails — ihr Link (mit Kopier-Knopf), wann die Liste zuerst ging, die letzte Mail, wann sie den Link geöffnet und zuletzt etwas geschickt hat. Link ersetzen ist für einen Link an eine falsche Adresse: Der alte gilt sofort nicht mehr.
Anfragen — alle Anfragen, in denen die Person ist, mit ihrem Stand; ein Klick öffnet sie.

Unter den Tabs: Senden (Erneut senden, sobald die Person ihren Link hat) und Aus Anfrage entfernen. Schliessen, das ✕ oder Escape schliesst die Übersicht.

Unterlagen können Sie auch später noch hinzufügen: Sie fehlen dann bei allen und sind bei den Personen als Neu markiert. Gesendet wird erst, wenn Sie Senden drücken.

Die Dokumente: das Dossier der Anfrage¶

Jede Anfrage hat ihr eigenes Dossier: eine Gruppe pro Person, bei jedem Dokument die Unterlage, für die es kam (Angefragtes Dokument). Dort sehen, laden und teilen Sie die Dokumente wie in jedem Dossier. ZIP herunterladen ergibt einen Ordner pro Person mit Dateien, die wie die Unterlage heissen (Muster Anna/Lohnausweis 2026.pdf, ein zweites Exemplar Lohnausweis 2026 2.pdf) und auf Wunsch eine Overview.xlsx — wer was wann geschickt hat.

Anfrage-Dokumente erscheinen nicht unter Dokumente und durchlaufen keine Pipeline: mScan liest nichts aus ihnen. Fotos werden nur zugeschnitten und begradigt — von Earlybytes eigener Software auf eigenen Servern, ohne KI eines anderen Anbieters. Ist ein Foto schlecht zugeschnitten, öffnen Sie das Dokument und wählen Von Hand zuschneiden (wie bei jedem Dokument, siehe Dokumente); das Foto wird dann dort zugeschnitten, wo Sie es sagen — ohne jedes Modell — und neu begradigt, und Ihr Zuschnitt bleibt. Anfrage-Dokumente werden nie für Trainingszwecke kopiert, unabhängig davon, was Ihre Firma sonst vereinbart hat.

Schliessen, kopieren, löschen¶

Schliessen — die Links nehmen nichts mehr an; Übersicht und Dokumente bleiben. Wieder öffnen öffnet wieder (ist der letzte Tag vorbei, mit einem neuen). Mit An einem Datum oder Nach einer Anzahl Tagen schliesst mScan die Anfrage selbst.
Kopieren — eine neue Anfrage im Entwurf mit derselben Liste, denselben Personen, derselben Frist (ein vergangenes Datum um ein Jahr verschoben) und demselben Text. Nicht kopiert werden Dokumente, Stände und Links; Unterlagen einzelner Personen nur auf Wunsch.
Fortschritt exportieren — die Personen mit ihrem Stand und jeder Unterlage als Excel.
Nach Excel exportieren (im Tab Mandanten) — die Personen dieser Anfrage im selben Format, das der Import liest: Spalten ergänzen oder ändern (eine Telefonnummer, eine Kundennummer), dann Aus Excel oder CSV importieren — die Personen werden aktualisiert, nicht doppelt angelegt.
Löschen — löscht die Anfrage, ihr Dossier und ihre Dokumente (die Dokumente bleiben bis zum Ablauf Ihrer Aufbewahrungsfrist wiederherstellbar). Das Dossier der Anfrage löschen heisst dasselbe.

Was die Personen sehen, steht unter Unterlagen senden.