Demander des documents¶

Avec une Demande de documents, vous demandez les mêmes documents à de nombreuses personnes — par exemple à tous vos clients les reçus pour leur déclaration d'impôt. Chaque personne reçoit un lien personnel, photographie ou envoie les documents depuis son téléphone ou son ordinateur, et vous voyez qui a envoyé quoi et ce qui manque encore.

Pour les responsables d'une entreprise pour laquelle Earlybyte a activé cette fonction (sous Modifier le client → Fonctionnalités → Demandes de documents). Demandes et Clients apparaissent alors dans la barre latérale.

Clients : à qui vous demandez¶

Sous Clients, vous gérez les personnes à qui vous demandez des documents. Ce ne sont pas des utilisateurs mScan : elles ne se connectent jamais et ne comptent pas parmi vos utilisateurs. Earlybyte peut fixer une limite (Quota de clients).

Ajouter un client : prénom, nom, e-mail ; le numéro de client, la langue et d'autres colonnes (p. ex. Téléphone) sont facultatifs.
La liste affiche soit Demandes (les demandes ouvertes de chaque personne avec leur état), soit Données du client (numéro de client, langue, autres colonnes) ; la recherche trouve les noms, e-mails, numéros et autres colonnes, et un clic sur le nom d'une colonne trie selon celle-ci (un second clic : dans l'ordre inverse).
Un clic sur une personne ouvre son aperçu : Documents — toutes les demandes dont elle fait partie, avec chaque document demandé, son état et ce qui a été envoyé (un clic sur une demande l'ouvre pour la modifier) ; Client — ses données et autres colonnes, avec Enregistrer (le crayon ouvre directement cet onglet) ; Demandes — chaque demande avec son état et la date d'envoi et d'ouverture. Supprimer le client n'est possible que pour quelqu'un qui ne fait partie d'aucune demande.
Doublons possibles : les personnes ayant le même e-mail ou le même nom (dans n'importe quel ordre, sans accents) sont marquées Doublon possible ; l'onglet Doublons possibles n'affiche qu'elles. Leur aperçu nomme le doublon, avec deux possibilités :
Pas la même personne — deux personnes (par exemple un couple avec un seul e-mail) : la paire n'est plus marquée.
Fusionner… — affiche les deux côte à côte ; là où elles diffèrent, cliquez sur la valeur à conserver. En dessous figure ce qui se passe : la personne ouverte reste, les demandes, documents et liens de l'autre lui sont transférés, et l'autre est supprimée de la liste. Dans une demande dont les deux faisaient partie, elles n'en font plus qu'une — l'état le plus avancé de chaque document prévaut — et un seul lien fonctionne encore. Dans le journal sous Clients fusionnés. Une ligne d'import dont l'e-mail appartient à deux personnes est ignorée (complétez le numéro de client ou fusionnez d'abord les deux), afin que la mauvaise ne soit jamais modifiée.
Importer depuis Excel ou CSV : un fichier Excel (.xlsx, première feuille) ou un fichier CSV (séparé par ; ou ,) — glissez-le n'importe où dans la fenêtre d'import ou cliquez dans la zone de dépôt pour en choisir un. Télécharger le modèle dans la fenêtre d'import fournit un modèle avec les bonnes colonnes et une ligne d'exemple. La première ligne nomme les colonnes : Prénom / First name, Nom / Last name, E-mail / Email sont nécessaires, Langue et Client number (Kundennummer) sont facultatifs. Toute autre colonne reste attachée à la personne et peut être utilisée dans les e-mails, p. ex. {client.Téléphone}.
Vous voyez d'abord ce qui va se passer : Ajouté, Mis à jour, Inchangé, Ignoré (avec le motif, par exemple « pas d'e-mail ») et quelles lignes ont été fusionnées. Seul Importer enregistre.
Les personnes sont reconnues par leur numéro de client, sinon par leur e-mail : les personnes connues sont complétées, les nouvelles ajoutées. Un import ne supprime jamais rien, et une cellule vide n'écrase rien.
Les lignes en double dans le fichier sont fusionnées : la première l'emporte, les suivantes ne font que combler les lacunes.
Exporter vers Excel écrit les mêmes colonnes — modifiez la liste dans Excel et réimportez-la.

Vous triez la liste Demandes d'un clic sur le nom d'une colonne (demande, état, personnes complètes, dernière modification) ; un second clic inverse l'ordre.

Le champ de recherche au-dessus de la liste trouve une demande par nom ou état.

Créer et envoyer une demande¶

Demandes → Nouvelle demande, donnez-lui un nom (« Impôts 2026 »).
Liste : les documents souhaités, p. ex. Certificat de salaire 2026, avec une indication pour la personne (« de l'employeur, toutes les pages »). Obligatoire désactivé signifie « facultatif — seulement si disponible ». Le nom est aussi, plus tard, le nom du fichier dans le ZIP.
Clients : Ajouter depuis la liste de clients, Nouveau client (arrive aussi dans votre liste) ou Importer depuis Excel ou CSV — les personnes arrivent dans votre liste et dans cette demande.
Paramètres : Expiration — quand les liens n'acceptent plus rien : Jamais — la fermer à la main, À une date ou Après un nombre de jours (à partir du premier envoi) — et votre propre texte pour l'e-mail, avec {client.first_name} et d'autres colonnes. Avec une image de marque propre (activée par Earlybyte), la page que vos clients ouvrent affiche en haut le logo de votre entreprise au lieu de celui de mScan.
Envoyer… : à toutes les personnes qui n'ont pas encore reçu la liste. Avant l'envoi, la fenêtre montre qui reçoit un e-mail et ce qui est demandé à chaque personne. La demande est alors Ouverte.

Chaque personne reçoit un e-mail avec son lien personnel, sous forme de bouton et de QR code (pour le téléphone, si l'e-mail est lu sur l'ordinateur). Les e-mails et la page derrière le lien sont dans la langue de la personne (colonne Langue de la liste des clients), sinon dans celle de votre entreprise — voir Langue et apparence.

Qui a envoyé quoi¶

L'onglet Clients affiche toutes les personnes en trois vues : Documents (état, « 7 sur 9 », et ce qui manque encore), Données du client (numéro de client, langue, autres colonnes) et Lien et e-mails (quand la liste est partie la première fois, le dernier e-mail, quand la personne a ouvert son lien pour la première fois et envoyé quelque chose la dernière fois). La recherche au-dessus du tableau trouve une personne par nom, e-mail, numéro ou toute autre colonne ; un clic sur le nom d'une colonne trie selon celle-ci. mScan remarque l'ouverture lorsque la page du lien se charge ; les e-mails ne contiennent aucun suivi, et personne n'apprend si un e-mail a été lu. Filtrez par Il manque quelque chose, Redemandé, Complet, Pas encore ouvert ou Rien envoyé pour l'instant, sélectionnez des personnes et Envoyer : qui n'a encore rien envoyé reçoit la liste complète, tous les autres seulement ce qui manque encore — ce que vous avez redemandé en premier, avec votre note. Le lien reste le même. Chaque ligne indique quand le dernier e-mail est parti, afin que personne ne reçoive trois rappels par jour.

Un clic sur une personne ouvre ses documents directement sous sa ligne : chaque document demandé avec son état et les boutons ci-dessous, et chaque document envoyé — l'ouvrir ou Télécharger le PDF (redressé dès que c'est prêt). Un second clic sur la ligne la referme. Ouvrir le client à cet endroit ouvre son aperçu, en quatre onglets :

Documents — chaque document demandé :
Note pour le client (« il manque la page 2 ») — le document est redemandé : il compte comme manquant et figure en tête chez la personne, avec votre note ; le prochain envoi le déclenche. Modifier la note change le texte, Supprimer la note la retire (le document est de nouveau Envoyé si son fichier est là, sinon Manquant). Une note enregistrée n'envoie rien : Envoyer les notes (sous la personne ouverte) l'envoie immédiatement — le lien, les documents avec note en premier, puis ce qui manque encore.
Reçu sur papier et Non applicable — réglé sans document.
Les documents eux-mêmes : les ouvrir (dans le dossier de la demande), Télécharger le PDF, Déplacer vers un autre document demandé ou une autre personne, Supprimer (récupérable jusqu'à la suppression définitive).
Demander un autre document : un document uniquement pour cette personne (« Relevé de compte UBS 31.12. »).
Téléverser pour le client : un meilleur exemplaire ou un exemplaire arrivé sur papier, en PDF.
Client — nom, e-mail, numéro de client, langue et les autres colonnes (p. ex. Téléphone) : modifier, ajouter ou supprimer et Enregistrer. C'est la fiche de la personne elle-même : chaque demande et la liste des clients affichent la modification ; son lien reste le même.
Lien et e-mails — son lien (avec un bouton pour le copier), quand la liste est partie la première fois, le dernier e-mail, quand elle a ouvert le lien et envoyé quelque chose la dernière fois. Remplacer le lien sert pour un lien envoyé à une mauvaise adresse : l'ancien cesse immédiatement d'être valable.
Demandes — toutes les demandes dont la personne fait partie, avec leur état ; un clic l'ouvre.

Sous les onglets : Envoyer (Renvoyer, dès que la personne a son lien) et Retirer de la demande. Fermer, le ✕ ou Échap ferme l'aperçu.

Vous pouvez aussi ajouter des documents plus tard : ils manquent alors chez tout le monde et sont marqués Nouveau chez les personnes. Rien n'est envoyé tant que vous n'appuyez pas sur Envoyer.

Les documents : le dossier de la demande¶

Chaque demande a son propre dossier : un groupe par personne, et pour chaque document, le document demandé pour lequel il est arrivé (Document demandé). Là, vous voyez, téléchargez et partagez les documents comme dans tout dossier. Télécharger le ZIP produit un dossier par personne avec des fichiers nommés comme le document demandé (Muster Anna/Certificat de salaire 2026.pdf, un deuxième exemplaire Certificat de salaire 2026 2.pdf) et, sur demande, un Overview.xlsx — qui a envoyé quoi et quand.

Les documents de demande n'apparaissent pas sous Documents et ne passent par aucune pipeline : mScan n'en lit rien. Les photos sont seulement recadrées et redressées — par le logiciel propre d'Earlybyte sur ses propres serveurs, sans IA d'un autre fournisseur. Si une photo est mal recadrée, ouvrez le document et choisissez Recadrer à la main (comme pour tout document, voir Documents) ; la photo est alors recadrée là où vous l'indiquez — sans aucun modèle — puis redressée à nouveau, et votre recadrage est conservé. Les documents de demande ne sont jamais copiés à des fins d'entraînement, indépendamment de ce que votre entreprise a convenu par ailleurs.

Fermer, copier, supprimer¶

Fermer — les liens n'acceptent plus rien ; l'aperçu et les documents restent. Rouvrir rouvre la demande (si le dernier jour est passé, avec un nouveau). Avec À une date ou Après un nombre de jours, mScan ferme la demande lui-même.
Copier — une nouvelle demande en brouillon avec la même liste, les mêmes personnes, le même délai (une date passée décalée d'un an) et le même texte. Ne sont pas copiés : les documents, les états et les liens ; les documents propres à certaines personnes seulement sur demande.
Exporter la progression — les personnes avec leur état et chaque document demandé, en Excel.
Exporter vers Excel (dans l'onglet Clients) — les personnes de cette demande dans le même format que celui lu par l'import : complétez ou modifiez des colonnes (un numéro de téléphone, un numéro de client), puis Importer depuis Excel ou CSV — les personnes sont mises à jour, pas créées en double.
Supprimer — supprime la demande, son dossier et ses documents (les documents restent récupérables jusqu'à l'échéance de votre délai de conservation). Supprimer le dossier de la demande revient au même.

Ce que voient les personnes est décrit sous Envoyer des documents.