En cas de problème¶

Chaque section indique ce que vous voyez, pourquoi cela se produit et qui fait le pas suivant : les responsables de votre entreprise (rôle Gestion) ou Earlybyte. Ce qu'Earlybyte doit faire, signalez-le à support@earlybyte.ch — avec l'expéditeur, l'adresse et l'heure approximative s'il s'agit d'un e-mail.

Un e-mail à mScan n'arrive pas¶

Vous avez envoyé un document à votre adresse mScan, mais il n'apparaît pas sous Documents. mScan n'accepte un e-mail que si tous les points suivants sont remplis :

Adresse — l'adresse appartient à une adresse de réception de votre entreprise, et celle-ci est activée.
Expéditeur — l'adresse de l'expéditeur figure dans la liste des expéditeurs autorisés de cette adresse.
Objet — si un filtre d'objet est configuré pour l'adresse, l'objet doit le contenir.
Vérification de l'expéditeur — l'e-mail est signé par le domaine de l'expéditeur. Ainsi, personne ne peut introduire de documents avec une adresse d'expéditeur usurpée. Un scanner ou un service de transfert qui ne signe pas est donc refusé.

Un e-mail refusé n'est pas enregistré ; rien n'en apparaît dans mScan. Si la vérification n'a pu s'effectuer que temporairement, l'e-mail est de nouveau distribué automatiquement plus tard.

Qui agit : Earlybyte. Signalez l'expéditeur, l'adresse de réception et l'heure approximative à support@earlybyte.ch : Earlybyte voit pourquoi l'e-mail a été refusé et ajoute l'expéditeur ou adapte l'adresse de réception.

Un document attend : « Non configuré »¶

Le document a le statut En attente d'une pipeline, et la page du document indique p. ex. Non configuré : App de scan, tout le monde · facture · numérique. Aucun traitement n'est encore configuré pour ce chemin (d'où il vient, quel type, quelle source) — ou le traitement compétent est désactivé. Le document est enregistré en toute sécurité et ne se perd pas.

Qui agit : Earlybyte configure le traitement. Ensuite, tous les documents en attente poursuivent automatiquement ; vous n'avez rien à renvoyer.

Un document attend : type incertain¶

mScan n'a pas pu dire avec certitude s'il s'agit d'un reçu, d'une facture ou d'un autre document. La page du document indique mScan n'a pas pu déterminer ce qu'est ce document. avec trois boutons.

Qui agit : les responsables. Choisissez Reçu, Facture ou Document ; le document passe alors par le traitement de ce type.

« Limite mensuelle atteinte »¶

Un nombre maximal de documents par mois a été convenu avec votre entreprise, et il est atteint. Utilisation dans la barre latérale indique combien ont déjà été traités. Le document est enregistré, mais pas encore traité ; la page du document indique la limite et la date à laquelle le traitement reprend. Les e-mails et l'app de scan continuent d'accepter des documents.

Qui agit : personne, si cela peut attendre — le premier du mois suivant, les documents en attente sont traités automatiquement, les plus anciens d'abord. Si vous en avez besoin plus tôt, demandez à Earlybyte de relever la limite ; ils sont alors traités immédiatement.

En facturation annuelle, le message indique « Limite de la période de facturation atteinte » : les documents attendent le début de la période suivante, ou l’achat d’un crédit ou le relèvement de la limite.

« Rien n'est reçu ni traité pour le moment »¶

Cette bannière rouge apparaît lorsque la période d'essai de votre entreprise est terminée ou que le compte a été suspendu ; le motif figure à côté. Tant qu'elle est là, les e-mails, l'app de scan et les liens de demande ne reçoivent rien, et les documents en attente ne sont ni lus ni classés — ils restent enregistrés. L'app de scan garde ce que vous vouliez envoyer et affiche le motif à la place de la caméra. Vous pouvez vous connecter et tout consulter, mais rien modifier, envoyer, partager ni demander. Les téléchargements restent possibles après la fin de l'essai, mais pas tant que le compte est suspendu — sauf l'export, avec lequel les responsables peuvent tout télécharger à tout moment. Qui envoie un e-mail à mScan reçoit une seule réponse avec le motif ; les e-mails suivants de la même adresse sont refusés sans réponse (un scanner ne reçoit donc pas de réponse à chaque scan). Renvoyez les documents refusés dès que le compte est de nouveau actif.

Qui agit : Earlybyte. Dès que le compte est de nouveau actif, les documents en attente reprennent aussitôt, et l'app de scan envoie ce qu'elle garde encore.

Une bannière orange n'est qu'un avis, par exemple sur une facture en retard et la date à partir de laquelle le compte sera mis en pause. D'ici là, tout fonctionne normalement.

Un document est en Échec ou Partiellement classé¶

Échec signifie : pas classé. Partiellement classé signifie : classé à un endroit, mais pas à un autre. La page du document indique la raison à la sortie concernée et dans l'Historique. Quel bouton convient :

Relancer ce qui a échoué — lorsque la cause a disparu (p. ex. la destination est de nouveau connectée). Ne répète que ce qui a échoué ; ce qui a déjà été lu et classé reste. Les personnes ayant le rôle Scan peuvent aussi le faire pour leurs propres documents.
Classer à nouveau — lorsque vous avez corrigé une indication (Modifier les données) ou souhaitez délibérément classer une sortie une nouvelle fois. Classe seulement, ne relit rien. Si une sortie indique Non classé : il manque à ce document une valeur dont le nom de classement a besoin…, complétez d'abord l'indication manquante.
Retraiter — lorsque le document a été mal lu et doit être entièrement relu. Vos corrections et votre recadrage sont conservés si vous ne les décochez pas.

Qui agit : les responsables (pour Relancer ce qui a échoué, aussi la personne elle-même). Si l'erreur persiste alors que la cause est corrigée, signalez-le à Earlybyte. Plus d'informations sous Documents.

Une destination dans SharePoint ou OneDrive ne fonctionne plus¶

Sous Destinations, une destination Microsoft 365 est marquée En panne, et les responsables ont reçu un e-mail. La connexion à Microsoft n'est plus valable — le mot de passe du compte a été modifié, le compte a été désactivé ou l'accès de mScan a été retiré. Les documents continuent d'être lus ; seul le classement à cet endroit échoue.

Qui agit : les responsables. La personne qui a établi la connexion a reçu un nouveau lien. Ou utilisez les icônes dans la ligne de la destination : reconnecter vous-même (Reconnecter … vous-même), envoyer un lien à quelqu'un d'autre (Envoyer un lien pour connecter …) et vérifier que mScan peut de nouveau écrire (Tester la connexion à …). Classez ensuite les documents concernés avec Classer à nouveau. Détails sous SharePoint et OneDrive. Les autres destinations sont configurées par Earlybyte.

L'app de scan n'envoie pas¶

Pas de réseau — l'app affiche Pas de connexion et garde les documents sur le téléphone. Elle envoie automatiquement dès qu'une connexion est rétablie, même après un redémarrage. Seule une coche verte signifie : arrivé. Ne supprimez pas les données de l'app tant que quelque chose attend.
« … attendent d'être envoyés. mScan continue d'essayer. » — la connexion à mScan ne fonctionne pas pour le moment ; l'app continue d'essayer. Rien à faire.
Une entrée sous Récents affiche une erreur — ce document ne peut pas être accepté tel quel (p. ex. trop volumineux) ; la raison est indiquée à côté. Reprenez-le.
« Ce lien de scan ne fonctionne plus » — le lien a été remplacé par un nouveau ou retiré. Les responsables envoient un nouveau lien sous Utilisateurs. Les documents qui attendent encore sous l'ancien lien ne sont pas envoyés par le nouveau lien — reprenez-les.
PIN oublié — demandez aux responsables de Réinitialiser le PIN de l'app : le PIN disparaît à la prochaine ouverture avec connexion, les documents en attente restent. PIN oublié ? dans l'app supprime en revanche les documents sur ce téléphone.

Plus d'informations sous App de scan et Gérer les personnes.

Le recadrage a coupé quelque chose¶

mScan recadre lui-même les photos. Parfois, le recadrage n'est pas juste : il manque un bord, ou deux reçus sur une photo ont été reconnus comme un seul. Retraiter n'aide pas ici — on obtient le même recadrage.

Qui agit : les responsables. Ouvrez le document, choisissez Recadrer à la main sous Traité et faites glisser les coins sur le document. Ensuite, Classer à nouveau remplace les copies classées. Sous Documents, Liste · Photos montre d'un coup d'œil les mauvais recadrages. Plus d'informations sous Documents.

Les lignes Excel se trouvent dans une copie `_locked`¶

Pour le document, il est indiqué sous la sortie que le classeur dans l'eb8-cloud était ouvert et que les lignes ont donc été placées dans une copie à côté (nom de fichier avec _locked et un numéro). Les lignes ne sont pas perdues, mais elles ne sont pas dans le classeur proprement dit.

Qui agit : la personne qui travaille avec le classeur. Fermez-le et copiez les lignes de la copie dans le classeur. Si toutes les copies étaient également ouvertes, mScan classe à nouveau les lignes automatiquement dès que le classeur est fermé. Les classeurs dans SharePoint ou OneDrive peuvent être ouverts ; il n'y a pas de telles copies à cet endroit. Les tableaux sont configurés par Earlybyte.

Quelqu'un ne peut rien téléverser via le lien de demande¶

La personne à qui vous avez demandé des documents signale que son lien n'accepte plus rien. La page lui indique pourquoi :

La demande est clôturée — à la main, ou le dernier jour indiqué sous Expiration. Rouvrez-la sous Demandes avec Rouvrir (si le dernier jour est passé, avec un nouveau).
Le lien n'est plus valable — il a été remplacé avec Remplacer le lien, ou la personne a été retirée de la demande. Envoyez-lui le lien actuel avec Renvoyer.
Votre entreprise n'accepte actuellement pas de documents via mScan — la fonction est désactivée pour votre entreprise. Earlybyte s'en occupe.

Qui agit : les responsables, sauf dans le dernier cas. Plus d'informations sous Demander des documents et, pour la personne elle-même, Envoyer des documents.