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Wenn etwas nicht klappt

Jeder Abschnitt nennt, was Sie sehen, warum es passiert und wer den nächsten Schritt macht: die Verantwortlichen Ihrer Firma (Rolle Verwaltung) oder Earlybyte. Was Earlybyte tun muss, melden Sie an support@earlybyte.ch — mit Absender, Adresse und ungefährer Uhrzeit, wenn es um eine E-Mail geht.

Eine E-Mail an mScan kommt nicht an

Sie haben ein Dokument an Ihre mScan-Adresse geschickt, aber es erscheint nicht unter Dokumente. mScan nimmt eine E-Mail nur an, wenn alles davon stimmt:

  • Adresse — die Adresse gehört zu einer Eingangsadresse Ihrer Firma, und diese ist eingeschaltet.
  • Absender — die Absenderadresse steht in der Liste der erlaubten Absender dieser Adresse.
  • Betreff — ist für die Adresse ein Betreff-Filter eingerichtet, muss der Betreff ihn enthalten.
  • Absenderprüfung — die E-Mail ist von der Domain des Absenders signiert. So kann niemand mit einer fremden Absenderadresse Dokumente einschleusen. Ein Scanner oder ein Weiterleitungsdienst, der nicht signiert, wird deshalb abgewiesen.

Eine abgewiesene E-Mail wird nicht gespeichert; in mScan erscheint nichts davon. Konnte die Prüfung nur vorübergehend nicht laufen, wird die E-Mail später von selbst noch einmal zugestellt.

Wer handelt: Earlybyte. Melden Sie Absender, Eingangsadresse und ungefähre Uhrzeit an support@earlybyte.ch: Earlybyte sieht, warum die E-Mail abgewiesen wurde, und ergänzt den Absender oder passt die Eingangsadresse an.

Ein Dokument wartet: «Nicht eingerichtet»

Das Dokument hat den Status Wartet auf Pipeline, und auf der Dokumentseite steht z. B. Nicht eingerichtet: Scan-App, alle · Rechnung · Digital. Für diesen Weg (woher es kam, welche Art, welche Quelle) ist noch keine Verarbeitung eingerichtet — oder die zuständige ist ausgeschaltet. Das Dokument ist sicher gespeichert und geht nicht verloren.

Wer handelt: Earlybyte richtet die Verarbeitung ein. Danach laufen alle wartenden Dokumente von selbst weiter; Sie müssen nichts neu senden.

Ein Dokument wartet: Art unklar

mScan konnte nicht sicher sagen, ob es ein Beleg, eine Rechnung oder ein anderes Dokument ist. Auf der Dokumentseite steht mScan konnte nicht erkennen, was dieses Dokument ist. mit drei Knöpfen.

Wer handelt: Verantwortliche. Wählen Sie Beleg, Rechnung oder Dokument; das Dokument läuft dann durch die Verarbeitung dieser Art.

«Monatslimit erreicht»

Mit Ihrer Firma ist eine Höchstzahl an Dokumenten pro Monat vereinbart, und sie ist erreicht. Wie viel schon verarbeitet ist, zeigt Nutzung in der Seitenleiste. Das Dokument ist gespeichert, aber noch nicht verarbeitet; auf der Dokumentseite stehen die Grenze und das Datum, an dem es weitergeht. E-Mails und die Scan-App nehmen weiter Dokumente an.

Wer handelt: niemand, wenn es warten kann — am Ersten des nächsten Monats laufen die wartenden Dokumente von selbst, die ältesten zuerst. Brauchen Sie sie früher, bitten Sie Earlybyte, die Grenze zu erhöhen; dann laufen sie sofort.

Bei jährlicher Abrechnung heisst die Meldung «Grenze der Abrechnungsperiode erreicht»: Die Dokumente warten bis zum Beginn der nächsten Periode, oder bis Guthaben gekauft oder die Grenze erhöht ist.

«Zurzeit wird nichts angenommen oder verarbeitet»

Dieses rote Banner erscheint, wenn die Testphase Ihrer Firma abgelaufen ist oder das Konto gesperrt wurde; daneben steht der Grund. Solange es da ist, nehmen E-Mails, die Scan-App und Anfrage-Links nichts an, und wartende Dokumente werden nicht gelesen oder abgelegt — sie bleiben gespeichert. Die Scan-App behält, was Sie senden wollten, und zeigt den Grund statt der Kamera. Sie können sich anmelden und alles ansehen, aber nichts ändern, senden, teilen oder anfragen. Herunterladen geht nach einer abgelaufenen Testphase weiter, bei einem gesperrten Konto nicht — ausser dem Datenexport, mit dem Verantwortliche jederzeit alles herunterladen können. Wer eine E-Mail an mScan schickt, erhält einmal eine Antwort mit dem Grund; weitere E-Mails derselben Adresse werden still abgelehnt (ein Scanner bekommt also nicht bei jedem Scan eine Antwort). Senden Sie abgelehnte Dokumente erneut, sobald das Konto wieder aktiv ist.

Wer handelt: Earlybyte. Sobald das Konto wieder aktiv ist, laufen die wartenden Dokumente sofort weiter, und die Scan-App sendet, was sie noch hält.

Ein gelbes Banner ist nur ein Hinweis, etwa auf eine überfällige Rechnung und das Datum, ab dem das Konto pausiert wird. Bis dahin funktioniert alles wie gewohnt.

Ein Dokument ist Fehlgeschlagen oder Teilweise abgelegt

Fehlgeschlagen heisst: nicht abgelegt. Teilweise abgelegt heisst: an einem Ort abgelegt, an einem anderen nicht. Den Grund zeigt die Dokumentseite bei der betroffenen Ausgabe und im Verlauf. Welcher Knopf passt:

  • Fehlgeschlagenes wiederholen — wenn die Ursache vorbei ist (z. B. die Ablage ist wieder verbunden). Wiederholt nur, was fehlgeschlagen ist; was schon gelesen und abgelegt ist, bleibt. Das dürfen auch Personen mit der Rolle Scan bei ihren eigenen Dokumenten.
  • Erneut ablegen — wenn Sie eine Angabe korrigiert haben (Daten bearbeiten) oder eine Ausgabe bewusst noch einmal ablegen wollen. Legt nur ab, liest nichts neu. Steht bei einer Ausgabe Nicht abgelegt: Dem Dokument fehlt ein Wert, den der Name braucht…, ergänzen Sie zuerst die fehlende Angabe.
  • Erneut verarbeiten — wenn das Dokument falsch gelesen wurde und ganz neu gelesen werden soll. Ihre Korrekturen und Ihr Zuschnitt bleiben, wenn Sie sie nicht abwählen.

Wer handelt: Verantwortliche (bei Fehlgeschlagenes wiederholen auch die Person selbst). Bleibt der Fehler, obwohl die Ursache behoben ist, melden Sie es Earlybyte. Mehr unter Dokumente.

Eine Ablage in SharePoint oder OneDrive funktioniert nicht mehr

Unter Ziele ist eine Ablage Microsoft 365 als Defekt markiert, und die Verantwortlichen haben eine E-Mail erhalten. Die Anmeldung bei Microsoft gilt nicht mehr — das Passwort des Kontos wurde geändert, das Konto deaktiviert oder mScan der Zugriff entzogen. Dokumente werden weiter gelesen; nur die Ablage dorthin klappt nicht.

Wer handelt: Verantwortliche. Die Person, die verbunden hat, hat einen neuen Link erhalten. Oder Sie nutzen die Symbole in der Zeile der Ablage: selbst neu verbinden (… selbst neu verbinden), einen Link an jemand anderen schicken (Link zum Verbinden von … senden) und prüfen, ob mScan wieder schreiben kann (Verbindung zu … testen). Legen Sie die betroffenen Dokumente danach mit Erneut ablegen ab. Einzelheiten unter SharePoint und OneDrive. Andere Ablagen richtet Earlybyte ein.

Die Scan-App sendet nicht

  • Kein Empfang — die App zeigt Keine Verbindung und behält die Dokumente auf dem Handy. Sie sendet von selbst, sobald wieder eine Verbindung besteht, auch nach einem Neustart. Erst ein grüner Haken heisst: angekommen. Löschen Sie die App-Daten nicht, solange etwas wartet.
  • «… warten auf das Senden. mScan versucht es weiter.» — die Verbindung zu mScan klappt gerade nicht; die App versucht es weiter. Nichts zu tun.
  • Ein Eintrag unter Zuletzt zeigt einen Fehler — dieses Dokument kann so nicht angenommen werden (z. B. zu gross); der Grund steht dabei. Nehmen Sie es neu auf.
  • «Dieser Scan-Link funktioniert nicht mehr» — der Link wurde durch einen neuen ersetzt oder entzogen. Die Verantwortlichen schicken unter Benutzer einen neuen Link. Dokumente, die unter dem alten Link noch warten, sendet der neue Link nicht — nehmen Sie sie neu auf.
  • PIN vergessen — bitten Sie die Verantwortlichen um App-PIN zurücksetzen: Die PIN verschwindet beim nächsten Öffnen mit Verbindung, die wartenden Dokumente bleiben. PIN vergessen? in der App löscht dagegen die Dokumente auf diesem Handy.

Mehr unter Scan-App und Personen verwalten.

Der Zuschnitt hat etwas abgeschnitten

mScan schneidet Fotos selbst zu. Manchmal trifft der Zuschnitt nicht: ein Rand fehlt, oder zwei Belege auf einem Foto wurden als einer erkannt. Erneut verarbeiten hilft hier nicht — es kommt derselbe Zuschnitt heraus.

Wer handelt: Verantwortliche. Öffnen Sie das Dokument, wählen Sie unter Verarbeitet Von Hand zuschneiden und ziehen Sie die Ecken auf das Dokument. Danach ersetzt Erneut ablegen die abgelegten Kopien. Unter Dokumente zeigt Liste · Fotos schlechte Zuschnitte auf einen Blick. Mehr unter Dokumente.

Excel-Zeilen stehen in einer Kopie _locked

Beim Dokument steht unter der Ausgabe, dass die Arbeitsmappe in der eb8-cloud offen war und die Zeilen deshalb in eine Kopie daneben gingen (Dateiname mit _locked und einer Nummer). Die Zeilen sind nicht verloren, aber nicht in der eigentlichen Arbeitsmappe.

Wer handelt: wer mit der Arbeitsmappe arbeitet. Schliessen Sie sie und kopieren Sie die Zeilen aus der Kopie hinüber. Waren auch alle Kopien offen, legt mScan die Zeilen von selbst noch einmal ab, sobald die Arbeitsmappe geschlossen ist. Arbeitsmappen in SharePoint oder OneDrive dürfen offen sein; dort gibt es keine solchen Kopien. Die Tabellen richtet Earlybyte ein.

Die Person, die Sie um Unterlagen gebeten haben, meldet, dass ihr Link nichts mehr annimmt. Die Seite sagt ihr, warum:

  • Die Anfrage ist geschlossen — von Hand, oder am letzten Tag unter Läuft ab. Öffnen Sie sie unter Anfragen mit Wieder öffnen (ist der letzte Tag vorbei, mit einem neuen).
  • Der Link gilt nicht mehr — er wurde mit Link ersetzen ersetzt, oder die Person wurde aus der Anfrage entfernt. Schicken Sie ihr den aktuellen Link mit Erneut senden.
  • Ihre Firma nimmt gerade keine Unterlagen über mScan an — die Funktion ist für Ihre Firma ausgeschaltet. Das klärt Earlybyte.

Wer handelt: Verantwortliche, ausser im letzten Fall. Mehr unter Unterlagen anfordern und, für die Person selbst, Unterlagen senden.