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SharePoint und OneDrive

mScan legt fertige Dokumente in Ihrem Microsoft 365 ab — in einem OneDrive oder in einer SharePoint-Bibliothek. Diese Seite beschreibt, wie ein Ordner verbunden wird, was mScan dort tut und wie Sie den Zugriff wieder entziehen.

Was mScan in Microsoft 365 tut

  • mScan schreibt Dateien — das bearbeitete PDF, das Beleg-PDF oder das Original eines Dokuments — in den Ordner, der für eine Ablage verbunden ist, und in Unterordner darin, wie die Ablage sie benennt.
  • Liegt im Ordner schon eine Datei mit demselben Namen, wird sie ersetzt — so ersetzt ein erneut abgelegtes Dokument seine frühere Fassung. Die Dateinamen legen Sie selbst fest.
  • mScan fügt Zeilen in eine Excel-Arbeitsmappe ein, z. B. eine Zeile pro Beleg für die Spesenliste. Fehlt die Arbeitsmappe oder das Blatt, legt mScan sie an, mit einer fetten Kopfzeile aus den Spaltennamen. mScan schreibt über Excel selbst, die Arbeitsmappe darf also offen sein. Es verhält sich genau wie in der eb8-cloud: mScan liest die Zeilen dieses Blatts, fügt die neuen hinzu, lässt auf Wunsch Doppelte weg und sortiert, und schreibt das Blatt neu, mit Spalten so breit wie ihr Inhalt. Formeln und eigene Formatierung auf diesem Blatt bleiben deshalb nicht erhalten — rechnen Sie auf einem anderen Blatt derselben Arbeitsmappe; andere Blätter lässt mScan unverändert (es ordnet sie nur alphabetisch).
  • mScan liest, durchsucht oder kopiert sonst keine Inhalte: keine anderen Dateien, keine E-Mails, keine Kalender, keine Kontakte. Nur beim Verbinden zeigt mScan der Person, die verbindet, die Namen der Websites, Bibliotheken und Ordner, die sie selbst öffnen kann, damit sie den Ordner auswählen kann.

Einen Ordner verbinden

So richten Sie eine Ablage in OneDrive oder SharePoint ein, ohne dass jemand bei Earlybyte Zugang zu Ihrem Microsoft 365 braucht:

  1. Earlybyte legt in mScan eine Ablage Microsoft 365 an, mit dem Namen und der E-Mail-Adresse der Person, die den Ordner verbinden soll. Sagen Sie uns, wer das ist.
  2. Diese Person erhält einen Link per E-Mail. Er funktioniert einmal und 7 Tage lang.
  3. Sie öffnet den Link und meldet sich mit Microsoft an — mit ihrem eigenen Konto oder mit einem Dienstkonto Ihrer Firma. mScan kann danach nur dort schreiben, wo dieses Konto schreiben darf.
  4. Sie wählt Mein OneDrive oder eine SharePoint-Website, dann die Bibliothek und den Ordner (oder legt einen neuen an) und klickt Diesen Ordner verbinden.
  5. mScan legt zur Probe eine kleine Datei an und löscht sie wieder. Klappt das, ist die Ablage verbunden — in mScan sieht man danach Konto, Ort und Zeitpunkt.

Tipp: Verbinden Sie mit einem Dienstkonto, wenn die Ablage auch bestehen soll, nachdem eine Person die Firma verlassen hat.

Wenn Microsoft «Genehmigung durch den Administrator» verlangt

Viele Firmen erlauben nur ihrer IT, Apps wie mScan zu genehmigen, die Dateien ablegen. Dann zeigt Microsoft beim Anmelden «Genehmigung erforderlich». Ihre IT genehmigt mScan einmal für die ganze Firma über diesen Link (der Link steht auch in der Einladungs-E-Mail):

https://login.microsoftonline.com/organizations/adminconsent?client_id=<Kennung von mScan>

Danach erscheint mScan in Microsoft Entra ID unter Unternehmensanwendungen, und alle Personen Ihrer Firma können Ordner verbinden. Dort kann Ihre IT auch festlegen, wer mScan verwenden darf.

Die Verbindung bleibt bestehen

mScan hält die Anmeldung selbstständig aktiv; niemand muss sich regelmässig neu anmelden. Die Verbindung endet, wenn das Passwort des Kontos geändert, das Konto deaktiviert oder mScan der Zugriff entzogen wird. Dann:

  • zeigt mScan die Ablage als unterbrochen,
  • erhalten die verantwortlichen Personen Ihrer Firma eine E-Mail und die Person, die verbunden hat, einen neuen Link,
  • werden Dokumente weiter verarbeitet; ihre Ablage dort wartet. Nach dem erneuten Verbinden legen Sie sie auf der Dokumentseite mit File again ab.

Ordner ändern oder neu verbinden (Verantwortliche)

Verantwortliche Personen Ihrer Firma sehen unter Targets alle Ablagen. Bei einer Ablage Microsoft 365 können sie selbst — mit den Symbolen in ihrer Zeile (beim Darüberfahren steht, was sie tun):

  • Change folder — einen anderen Ordner wählen, mit demselben Konto und ohne neue Anmeldung.
  • Send a link — einen neuen Link senden, an dieselbe oder eine andere Person, z. B. wenn die Ablage mit einem anderen Konto verbunden werden soll.
  • Reconnect — die Ablage selbst neu verbinden: sich direkt mit Microsoft anmelden und den Ordner wählen.
  • Test — prüfen, ob mScan dort schreiben kann.

Neue Ablagen anlegen, umbenennen und löschen übernimmt Earlybyte.

SharePoint mit Website-Freigabe

Für Firmen, deren IT eine Ablage ohne persönliches Konto möchte, kann sich mScan auch als Anwendung anmelden (mit einem Zertifikat, ohne Passwort) und die Berechtigung Sites.Selected nutzen:

  • Ihre Administration stimmt der Anwendung einmal zu.
  • Sites.Selected allein gibt keinen Zugriff auf irgendeine Website. mScan erreicht nur die SharePoint-Websites, die Ihre Administration mScan einzeln und ausdrücklich freigibt.

Diese Variante richtet Earlybyte zusammen mit Ihrer IT ein. Sie legt Dokumente ab, aber keine Zeilen in Excel: Excel lässt das nur mit der Anmeldung einer Person zu. Für Zeilen in SharePoint verbinden Sie den Ordner wie oben.

Welche Daten mScan dafür speichert

  • Für jede Ablage: den Ort (Website oder OneDrive, Bibliothek, Ordner) und das Konto, das verbunden hat.
  • Für eine verbundene Ablage: eine Anmeldung bei Microsoft (ein Token), verschlüsselt mit dem Schlüssel Ihrer Firma. Sie wird gelöscht, wenn die Ablage gelöscht oder neu verbunden wird.
  • Für jedes abgelegte Dokument: wohin es abgelegt wurde und wann.
  • mScan speichert keine Kopien anderer Inhalte aus Ihrem Microsoft 365. Daten aus Microsoft 365 werden für nichts anderes als die Ablage verwendet, nicht weitergegeben und nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.

Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Zugriff entziehen

  • Eine verbundene Ablage: Earlybyte löscht sie auf Ihren Wunsch — die Anmeldung wird mit gelöscht. Oder die Person, die verbunden hat, entfernt mScan unter myapps.microsoft.com bzw. in ihren Kontoeinstellungen.
  • Ganz: Ihre Administration löscht mScan in Microsoft Entra ID unter Unternehmensanwendungen.
  • Eine freigegebene Website: Ihre Administration entfernt die Freigabe für diese Website.

Fragen dazu beantworten wir unter support@earlybyte.ch.