SharePoint e OneDrive¶

mScan archivia i documenti completati nel Suo Microsoft 365 — in un OneDrive o in una raccolta SharePoint. Questa pagina descrive come si collega una cartella, che cosa vi fa mScan e come revocare di nuovo l'accesso.

Che cosa fa mScan in Microsoft 365¶

mScan scrive file — il PDF elaborato, il foglio dello scontrino o l'originale di un documento — nella cartella collegata per una destinazione, e in sottocartelle al suo interno, come le denomina la destinazione.
Se nella cartella esiste già un file con lo stesso nome, viene sostituito — così un documento archiviato di nuovo sostituisce la sua versione precedente. I nomi dei file li stabilisce Lei.
mScan aggiunge righe in una cartella di lavoro Excel, p. es. una riga per scontrino per la nota spese. Se la cartella di lavoro o il foglio mancano, mScan li crea, con una riga di intestazione in grassetto con i nomi delle colonne. mScan scrive tramite Excel stesso, quindi la cartella di lavoro può essere aperta. Si comporta esattamente come in eb8-cloud: mScan legge le righe di questo foglio, aggiunge quelle nuove, se richiesto omette i doppioni e ordina, e riscrive il foglio, con colonne larghe quanto il loro contenuto. Le formule e la formattazione personalizzata su questo foglio pertanto non vengono conservate — esegua i calcoli su un altro foglio della stessa cartella di lavoro; mScan lascia invariati gli altri fogli (li ordina solo alfabeticamente).
mScan rimuove i file che ha archiviato esso stesso — quando un documento viene archiviato di nuovo con un altro nome dopo una correzione, o quando un responsabile sceglie Rimuovi la copia archiviata in mScan. I file rimossi si trovano nel cestino della raccolta. mScan non rimuove mai un file che Lei ha modificato, rinominato o spostato; il documento indica allora che la copia si trova ancora lì.
Nelle cartelle di lavoro mScan tiene un'ultima colonna nascosta mScan: registra a quale documento appartiene una riga, così un documento archiviato di nuovo sostituisce le sue righe invece di aggiungerne. Le righe senza voce in quella colonna — le Sue — non vengono mai toccate.
mScan non legge, non ricerca e non copia nessun altro contenuto: nessun altro file, nessuna e-mail, nessun calendario, nessun contatto. Solo durante il collegamento mScan mostra alla persona che collega i nomi dei siti, delle raccolte e delle cartelle che essa stessa può aprire, affinché possa scegliere la cartella.

Collegare una cartella¶

Ecco come configurare una destinazione in OneDrive o SharePoint senza che qualcuno di Earlybyte debba accedere al Suo Microsoft 365:

Earlybyte crea in mScan una destinazione Microsoft 365, con il nome e l'indirizzo e-mail della persona che deve collegare la cartella. Ci comunichi di chi si tratta.
Questa persona riceve un link via e-mail. Funziona una sola volta e per 7 giorni. L'e-mail e la pagina di collegamento sono nella lingua scelta in Lingua all'invio del link (veda Lingua e aspetto).
Apre il link e accede con Microsoft — con il proprio account o con un account di servizio della Sua azienda. mScan potrà poi scrivere solo dove questo account ha il permesso di scrivere. A tale scopo sceglie Account aziendale o dell'istituto di istruzione o Account Microsoft personale (un indirizzo Outlook.com, Hotmail o Live).
Sceglie Il mio OneDrive o Un sito SharePoint, poi la raccolta e la cartella (oppure ne crea una nuova) e clicca su Collega questa cartella. Un account personale ha solo il proprio OneDrive, nessun sito SharePoint.
mScan crea per prova un piccolo file e lo elimina di nuovo. Se funziona, la destinazione è collegata — mScan mostra poi l'account, il luogo e la data.

Suggerimento: effettui il collegamento con un account di servizio se la destinazione deve continuare a funzionare anche dopo che una persona ha lasciato l'azienda.

Se Microsoft richiede «l'approvazione dell'amministratore»¶

Molte aziende consentono solo al proprio reparto IT di approvare app come mScan che archiviano file. Microsoft mostra allora «Approvazione necessaria» all'accesso. Il Suo reparto IT approva mScan una sola volta per tutta l'azienda tramite questo link (il link si trova anche nell'e-mail di invito):

https://login.microsoftonline.com/organizations/adminconsent?client_id=<identificativo di mScan>

In seguito mScan compare in Microsoft Entra ID in Applicazioni aziendali, e tutte le persone della Sua azienda possono collegare cartelle. Lì il Suo reparto IT può anche stabilire chi può utilizzare mScan.

Il collegamento rimane attivo¶

mScan mantiene attivo l'accesso autonomamente; nessuno deve accedere di nuovo regolarmente. Il collegamento termina quando la password dell'account viene cambiata, l'account viene disattivato o l'accesso di mScan viene revocato. In tal caso:

mScan mostra la destinazione come Guasta,
i responsabili della Sua azienda ricevono un'e-mail e la persona che ha effettuato il collegamento un nuovo link,
i documenti continuano a essere elaborati; la loro archiviazione lì resta in attesa. Dopo il nuovo collegamento, li archivi dalla pagina del documento con Archivia di nuovo.

Cambiare cartella o ricollegare (responsabili)¶

I responsabili della Sua azienda vedono tutte le destinazioni in Destinazioni. Per una destinazione Microsoft 365 possono in autonomia — con le icone nella sua riga (passandoci sopra con il mouse si vede che cosa fanno):

Cambia la cartella di … — scegliere un'altra cartella, con lo stesso account e senza un nuovo accesso.
Invia un link per collegare … — inviare un nuovo link, alla stessa persona o a un'altra, p. es. se la destinazione deve essere collegata con un altro account.
Ricolleghi Lei stesso … — ricollegare la destinazione in autonomia: accedere direttamente con Microsoft e scegliere la cartella.
Verifica il collegamento a … — controllare che mScan possa scrivervi.

La creazione, la ridenominazione e l'eliminazione delle destinazioni sono a cura di Earlybyte.

Quali dati salva mScan a questo scopo¶

Per ogni destinazione: il luogo (sito o OneDrive, raccolta, cartella) e l'account che l'ha collegata.
Per una destinazione collegata: un accesso a Microsoft (un token), cifrato con la chiave della Sua azienda. Viene eliminato quando la destinazione viene eliminata o ricollegata.
Per ogni documento archiviato: dove è stato archiviato e quando.
mScan non salva copie di altri contenuti del Suo Microsoft 365. I dati di Microsoft 365 non vengono utilizzati per nessun altro scopo che l'archiviazione, non vengono trasmessi a terzi e non vengono usati per addestrare modelli di IA.

Maggiori informazioni nell'informativa sulla protezione dei dati (in tedesco).

Revocare l'accesso¶

Una destinazione collegata: Earlybyte la elimina su Sua richiesta — l'accesso viene eliminato con essa. Oppure la persona che l'ha collegata rimuove mScan su myapps.microsoft.com o nelle impostazioni del proprio account.
Completamente: la Sua amministrazione elimina mScan in Microsoft Entra ID in Applicazioni aziendali.

Rispondiamo alle domande in merito all'indirizzo support@earlybyte.ch.