Dossier¶

Per i responsabili (ruolo Gestione): un dossier è una selezione salvata dei Suoi documenti — «Imposte 2026», «Spese T3», «Veicolo ZH 12345». Non salva i documenti, bensì quali deve contenere. Uno scontrino scansionato domani si trova quindi già domani nel dossier «Imposte 2026», senza che nessuno debba aggiungerlo.

Un dossier può visualizzarlo, scaricarlo come tabella Excel o come ZIP e condividerlo via e-mail con qualcuno esterno all'azienda — ad esempio con la Sua fiduciaria.

L'elenco mostra per ogni dossier il Tipo: Personalizzato per un dossier che ha creato Lei, Richiesta per il dossier di una richiesta. Li ordina con un clic sul nome di una colonna; un secondo clic inverte l'ordine.

Il campo di ricerca sopra l'elenco trova un dossier per nome, filtro o tipo. In un dossier aperto, il campo di ricerca sopra i documenti trova un documento in base a tutto ciò che mostra la sua riga — negozio, data, importo, categoria, tag; restringe solo la visualizzazione, il file Excel e lo zip contengono sempre l'intero dossier.

Creare un dossier¶

Nella barra laterale clicchi su Dossier, poi su Nuovo dossier.
Cosa: assegni un nome, scelga i tipi di documento (nessuno selezionato significa: tutti) e il periodo — un anno, dal – al, oppure qualsiasi periodo.
Filtri (tutto facoltativo): categorie, etichette (clicchi tra quelle già usate oppure le digiti; una di esse o tutte), come sono arrivati i documenti (app di scansione, e-mail, caricamento), chi li ha inviati, un negozio o un mittente. Di norma un dossier contiene solo documenti completati; con Includere i documenti che richiedono attenzione anche quelli non riusciti, in attesa o non letti completamente.
Raggruppamento: per tipo, anno, mese, trimestre, categoria, persona o etichetta, fino a due livelli — ad esempio per mese, poi per categoria. L'elenco, la tabella e le cartelle nello ZIP seguono questa struttura.
Salva dossier — si apre subito.

Quale data conta

Il periodo si basa sulla data riportata sul documento (sullo scontrino, sulla fattura). Se un documento non ne ha una, conta il giorno in cui è arrivato. Uno scontrino del 30 dicembre 2025, inviato a gennaio 2026, appartiene quindi all'anno 2025.

Visualizzare il dossier¶

Documenti: i documenti nei loro gruppi; un clic apre il documento — l'originale accanto a ciò che mScan ha letto, con i suoi download, Modifica dati e Rifai foglio dello scontrino; Apri documento porta alla pagina completa (cronologia, archiviare di nuovo, eliminare). I gruppi si possono chiudere. Un clic su Documento, Tipo, Data, Totale o Categoria ordina i documenti in ogni gruppo (di nuovo: ordine inverso); i gruppi mantengono il loro ordine, e ← / → su un documento seguono l'ordinamento.
Foglio: una riga per documento — data, tipo, mittente, descrizione, importo, valuta, IVA, modalità di pagamento, categoria, etichette, ricezione, nome file. Se il dossier contiene solo scontrini e fatture, in alto passi a Una riga per aliquota IVA: uno scontrino con 8,1 % e 0 % diventa allora due righe con importo, aliquota, IVA e netto della rispettiva aliquota — pratico per la contabilità per aliquota IVA. L'impostazione vale anche per il download Excel, lo ZIP e tutte le persone con cui il dossier è condiviso.

Duplicati: se nel dossier ci sono copie dello stesso scontrino, sono contrassegnate come Possibile duplicato, e la scheda Duplicati le mostra raggruppate, l'originale per primo (con ← / → le scorre); Escludi duplicati nasconde in un colpo tutte le copie successive (la prima resta), e si possono recuperare singolarmente.

A mano: se il filtro cattura un documento che non vi appartiene, lo nasconda con l'icona a forma di occhio; comparirà allora in Esclusi a mano e si potrà recuperare con Rimetti. Se manca un documento che il filtro non comprende, lo aggiunga con Aggiungi un documento.

Scaricare¶

Excel: la tabella come .xlsx — le date come vere celle di data, gli importi come numeri.
Scarica ZIP: tutti i documenti, una cartella per gruppo. Sceglie Lei cosa includere: i PDF risultanti (foglio dello scontrino o PDF elaborato), gli originali, i fogli dello scontrino e la tabella. Un dossier grande richiede un momento; il browser salva lo ZIP non appena è pronto.

Condividere con qualcuno¶

Nel dossier clicchi in alto su Condividi (una volta condiviso: Condiviso con 2). La finestra di dialogo mostra chi ha accesso — con Invia di nuovo il link e Revoca l'accesso —, e sopra il modulo per una nuova persona.
Inserisca l'indirizzo e-mail e scelga l'accesso:
- Lettura — visualizzare e scaricare;
- Modifica — inoltre correggere i dati letti (Modifica dati) e ricreare il foglio dello scontrino.
Facoltativamente imposti una Data di scadenza: l'accesso termina alla fine di quel giorno. Senza, vale finché non lo revoca.

mScan invia un link all'indirizzo. La persona accede con quell'indirizzo — mScan le invia un codice, non le serve una password — e vede solo questo dossier: nessun altro documento, nessuna impostazione, mai eliminare o archiviare. Come appare per lei: Aprire un dossier condiviso. L'e-mail parte nella lingua della persona invitata, altrimenti in quella della Sua azienda — veda Lingua e aspetto.

L'accesso viene verificato di nuovo a ogni clic. Se lo revoca (Revoca l'accesso) o se un documento esce dal filtro, la persona non lo vede più immediatamente. Invia di nuovo il link invia di nuovo il link.

Chi ha accesso?¶

In Azienda → Accesso sono elencati tutti gli indirizzi con cui sono condivisi dossier della Sua azienda: quale dossier, Lettura o Modifica, fino a quando, chi l'ha condiviso, quando è stato aperto l'ultima volta. Lì può modificare l'accesso, inviare di nuovo il link o revocare l'accesso. Tutti questi passaggi figurano nel registro di audit, così come ogni ZIP scaricato.

Modificare ed eliminare¶

Modifica cambia nome, filtri e raggruppamento; il dossier mostra subito ciò che ora corrisponde. Elimina (in alto a destra) elimina solo il dossier e pone fine a tutte le condivisioni — i documenti restano dove sono.

Archivia mette da parte un dossier che non Le serve più ogni giorno: passa dall'elenco alla scheda Archiviati (che compare non appena ce n'è uno), e la sua pagina indica da quando. Le condivisioni restano — una fiduciaria con cui è condiviso continua a vederlo. Sceglie Lei come:

Solo archiviare — continua a raccogliere: i documenti che in seguito corrispondono al filtro vi si aggiungono.
Archivia e congela — mantiene esattamente i documenti che contiene ora; non vi si aggiunge più nulla di nuovo. La sua pagina mostra Archiviato e congelato il … e quanti documenti ha mantenuto. Aggiungere o nascondere a mano resta possibile.

Ripristina sulla sua pagina lo riporta nell'elenco; un dossier congelato torna allora a raccogliere nuovi documenti.