Dossiers¶

Für Verantwortliche (Rolle Verwaltung): Ein Dossier ist eine gespeicherte Auswahl Ihrer Dokumente — «Steuern 2026», «Spesen Q3», «Fahrzeug ZH 12345». Es speichert nicht die Dokumente, sondern welche es enthalten soll. Ein Beleg, der morgen gescannt wird, ist darum morgen schon im Dossier «Steuern 2026», ohne dass ihn jemand hinzufügt.

Ein Dossier können Sie ansehen, als Excel-Tabelle oder Zip herunterladen und per E-Mail mit jemandem ausserhalb der Firma teilen — zum Beispiel mit Ihrer Treuhänderin.

Die Liste zeigt bei jedem Dossier die Art: Eigenes für eines, das Sie angelegt haben, Anfrage für das Dossier einer Anfrage. Sie sortieren sie mit einem Klick auf einen Spaltennamen; ein zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um.

Das Suchfeld über der Liste findet ein Dossier nach Name, Filter oder Art. In einem geöffneten Dossier findet das Suchfeld über den Dokumenten ein Dokument nach allem, was seine Zeile zeigt — Geschäft, Datum, Betrag, Kategorie, Tags; es grenzt nur die Anzeige ein, Excel-Tabelle und Zip enthalten weiterhin das ganze Dossier.

Ein Dossier anlegen¶

In der Seitenleiste auf Dossiers, dann Neues Dossier.
Was: Namen geben, die Dokumentarten wählen (keine angekreuzt heisst: alle) und den Zeitraum — ein Jahr, von–bis oder beliebig.
Filter (alles optional): Kategorien, Tags (aus den schon verwendeten anklicken oder eintippen; eines davon oder alle), wie die Dokumente hereinkamen (Scan-App, E-Mail, Upload), wer sie geschickt hat, ein Geschäft oder Absender. Standardmässig enthält ein Dossier nur erledigte Dokumente; mit Dokumente einschliessen, die Aufmerksamkeit brauchen auch solche, die fehlschlugen, warten oder nicht vollständig gelesen wurden.
Gruppierung: nach Art, Jahr, Monat, Quartal, Kategorie, Person oder Tag, bis zu zwei Stufen — zum Beispiel nach Monat, dann nach Kategorie. Liste, Tabelle und die Ordner im Zip folgen dieser Gliederung.
Dossier speichern — es öffnet sich sofort.

Welches Datum zählt

Der Zeitraum richtet sich nach dem Datum auf dem Dokument (auf dem Beleg, auf der Rechnung). Hat ein Dokument keines, zählt der Tag, an dem es ankam. Ein Beleg vom 30. Dezember 2025, im Januar 2026 geschickt, gehört also ins Jahr 2025.

Das Dossier ansehen¶

Dokumente: die Dokumente in ihren Gruppen; ein Klick öffnet das Dokument — das Original neben dem, was mScan gelesen hat, mit seinen Downloads, Daten bearbeiten und Belegblatt neu erstellen; Dokument öffnen führt zur vollständigen Seite (Verlauf, erneut ablegen, löschen). Gruppen lassen sich zuklappen. Ein Klick auf Dokument, Art, Datum, Total oder Kategorie sortiert die Dokumente in jeder Gruppe (nochmals: umgekehrt); die Gruppen behalten ihre Reihenfolge, und ← / → auf einem Dokument folgen der Sortierung.
Tabelle: eine Zeile pro Dokument — Datum, Art, Absender, Beschreibung, Betrag, Währung, MWST, Zahlungsart, Kategorie, Tags, Eingang, Dateiname. Enthält das Dossier nur Belege und Rechnungen, stellen Sie oben auf Eine Zeile pro MWST-Satz um: Ein Beleg mit 8,1 % und 0 % wird dann zu zwei Zeilen mit Betrag, Satz, MWST und Netto des jeweiligen Satzes — praktisch für die Buchhaltung nach MWST-Satz. Die Einstellung gilt auch für den Excel-Download, das Zip und alle, mit denen das Dossier geteilt ist.

Doppelte: Sind Kopien desselben Belegs im Dossier, sind sie als Mögliches Duplikat markiert, und der Tab Duplikate zeigt sie beisammen, das Original zuerst (mit ← / → blättern Sie durch sie); Duplikate weglassen blendet alle späteren Kopien auf einmal aus (die früheste bleibt), zurückholen lassen sie sich einzeln.

Von Hand: Fängt der Filter ein Dokument, das nicht hinein gehört, blenden Sie es mit dem Auge-Symbol aus; es steht dann unter Von Hand weggelassen und lässt sich mit Zurücklegen zurückholen. Fehlt ein Dokument, das der Filter nicht erfasst, fügen Sie es mit Dokument hinzufügen hinzu.

Herunterladen¶

Excel: die Tabelle als .xlsx — Daten als echte Datumszellen, Beträge als Zahlen.
ZIP herunterladen: alle Dokumente, ein Ordner pro Gruppe. Sie wählen, was hinein soll: die Ergebnis-PDFs (Belegblatt oder verarbeitetes PDF), die Originale, die Belegblätter und die Tabelle. Ein grosses Dossier braucht einen Moment; der Browser speichert das Zip, sobald es bereit ist.

Mit jemandem teilen¶

Im Dossier oben auf Teilen (sobald geteilt: Geteilt mit 2). Der Dialog zeigt, wer Zugriff hat — mit Link erneut senden und Zugriff entziehen —, und darüber das Formular für eine neue Person.
Die E-Mail-Adresse eingeben und den Zugriff wählen:
- Lesen — ansehen und herunterladen;
- Bearbeiten — zusätzlich die gelesenen Angaben korrigieren (Daten bearbeiten) und das Belegblatt neu erstellen.
Optional ein Ablaufdatum setzen: Der Zugriff endet am Ende dieses Tages. Ohne gilt er, bis Sie ihn entziehen.

mScan schickt der Adresse einen Link. Die Person meldet sich mit dieser Adresse an — mScan schickt ihr einen Code, ein Passwort braucht sie nicht — und sieht nur dieses Dossier: keine anderen Dokumente, keine Einstellungen, niemals Löschen oder Ablegen. Wie das für sie aussieht: Ein geteiltes Dossier öffnen. Die E-Mail kommt in der Sprache der eingeladenen Person, sonst in der Sprache Ihrer Firma — siehe Sprache und Darstellung.

Der Zugriff wird bei jedem Klick neu geprüft. Entziehen Sie ihn (Zugriff entziehen) oder fällt ein Dokument aus dem Filter, sieht die Person es sofort nicht mehr. Link erneut senden schickt den Link erneut.

Wer hat Zugriff?¶

Unter Firma → Zugriff stehen alle Adressen, mit denen Dossiers Ihrer Firma geteilt sind: welches Dossier, Lesen oder Bearbeiten, bis wann, wer es geteilt hat, wann zuletzt geöffnet. Dort können Sie den Zugriff ändern, den Link erneut senden oder den Zugriff entziehen. Alle diese Schritte stehen im Audit-Log, ebenso jedes heruntergeladene Zip.

Ändern und löschen¶

Bearbeiten ändert Name, Filter und Gliederung; das Dossier zeigt sofort, was jetzt passt. Löschen (oben rechts) löscht nur das Dossier und beendet alle Freigaben — die Dokumente bleiben, wo sie sind.

Archivieren räumt ein Dossier weg, das Sie nicht mehr täglich brauchen: Es wandert aus der Liste in den Tab Archiviert (der erscheint, sobald es eines gibt), und seine Seite sagt, seit wann. Die Freigaben bleiben — eine Treuhänderin, mit der es geteilt ist, sieht es weiterhin. Sie wählen, wie:

Nur archivieren — es sammelt weiter: Dokumente, die später zum Filter passen, kommen dazu.
Archivieren und einfrieren — es behält genau die Dokumente, die es jetzt enthält; Neues kommt nicht mehr dazu. Seine Seite zeigt Archiviert und eingefroren am … und wie viele Dokumente es behalten hat. Von Hand hinzufügen oder ausblenden geht weiterhin.

Reaktivieren auf seiner Seite holt es zurück in die Liste; ein eingefrorenes Dossier sammelt dann wieder neue Dokumente.