Dossiers¶

Pour les responsables (rôle Gestion) : un dossier est une sélection enregistrée de vos documents — « Impôts 2026 », « Frais T3 », « Véhicule ZH 12345 ». Il n'enregistre pas les documents, mais lesquels il doit contenir. Un reçu scanné demain figure donc dès demain dans le dossier « Impôts 2026 », sans que personne ait à l'ajouter.

Vous pouvez consulter un dossier, le télécharger sous forme de tableau Excel ou de ZIP et le partager par e-mail avec quelqu'un d'extérieur à l'entreprise — par exemple avec votre fiduciaire.

La liste indique pour chaque dossier le Type : Personnalisé pour un dossier que vous avez créé, Demande pour le dossier d'une demande. Vous les triez d'un clic sur un nom de colonne ; un second clic inverse l'ordre.

Le champ de recherche au-dessus de la liste trouve un dossier par nom, filtre ou type. Dans un dossier ouvert, le champ de recherche au-dessus des documents trouve un document par tout ce que sa ligne affiche — commerce, date, montant, catégorie, étiquettes ; il ne restreint que l'affichage, le fichier Excel et le zip contiennent toujours tout le dossier.

Créer un dossier¶

Dans la barre latérale, cliquez sur Dossiers, puis sur Nouveau dossier.
Quoi : donnez un nom, choisissez les types de documents (aucun coché signifie : tous) et la période — une année, du – au, ou toute période.
Filtres (tout est facultatif) : catégories, étiquettes (cliquez parmi celles déjà utilisées ou saisissez-les ; l'une d'elles ou toutes), comment les documents sont arrivés (app de scan, e-mail, téléversement), qui les a envoyés, un commerce ou un expéditeur. Par défaut, un dossier ne contient que des documents terminés ; avec Inclure les documents qui demandent attention, également ceux qui ont échoué, qui attendent ou qui n'ont pas été entièrement lus.
Groupement : par type, année, mois, trimestre, catégorie, personne ou étiquette, jusqu'à deux niveaux — par exemple par mois, puis par catégorie. La liste, le tableau et les dossiers du ZIP suivent cette structure.
Enregistrer le dossier — il s'ouvre immédiatement.

Quelle date compte

La période se base sur la date figurant sur le document (sur le reçu, sur la facture). Si un document n'en a pas, c'est le jour de son arrivée qui compte. Un reçu du 30 décembre 2025, envoyé en janvier 2026, appartient donc à l'année 2025.

Consulter le dossier¶

Documents : les documents dans leurs groupes ; un clic ouvre le document — l'original à côté de ce que mScan a lu, avec ses téléchargements, Modifier les données et Refaire la feuille de reçu ; Ouvrir le document mène à la page complète (historique, classer à nouveau, supprimer). Les groupes peuvent être repliés. Un clic sur Document, Type, Date, Total ou Catégorie trie les documents dans chaque groupe (encore une fois : ordre inversé) ; les groupes gardent leur ordre, et ← / → sur un document suivent le tri.
Tableau : une ligne par document — date, type, expéditeur, description, montant, devise, TVA, moyen de paiement, catégorie, étiquettes, réception, nom de fichier. Si le dossier ne contient que des reçus et des factures, basculez en haut sur Une ligne par taux de TVA : un reçu à 8,1 % et 0 % devient alors deux lignes avec le montant, le taux, la TVA et le net du taux concerné — pratique pour la comptabilité par taux de TVA. Ce réglage s'applique aussi au téléchargement Excel, au ZIP et à toutes les personnes avec qui le dossier est partagé.

Doublons : si des copies du même reçu se trouvent dans le dossier, elles sont marquées Doublon possible, et l'onglet Doublons les montre regroupées, l'original en premier (avec ← / →, vous les faites défiler) ; Exclure les doublons masque d'un coup toutes les copies ultérieures (la plus ancienne reste), et elles peuvent être récupérées une par une.

À la main : si le filtre attrape un document qui n'a rien à y faire, masquez-le avec l'icône en forme d'œil ; il figure alors sous Exclus à la main et peut être récupéré avec Remettre. S'il manque un document que le filtre ne saisit pas, ajoutez-le avec Ajouter un document.

Télécharger¶

Excel : le tableau au format .xlsx — les dates comme vraies cellules de date, les montants comme nombres.
Télécharger le ZIP : tous les documents, un dossier par groupe. Vous choisissez ce qui doit y figurer : les PDF de résultat (feuille de reçu ou PDF traité), les originaux, les feuilles de reçu et le tableau. Un grand dossier prend un moment ; le navigateur enregistre le ZIP dès qu'il est prêt.

Partager avec quelqu'un¶

Dans le dossier, cliquez en haut sur Partager (une fois partagé : Partagé avec 2). La boîte de dialogue indique qui a accès — avec Renvoyer le lien et Retirer l'accès —, et au-dessus le formulaire pour une nouvelle personne.
Saisissez l'adresse e-mail et choisissez l'accès :
- Lire — consulter et télécharger ;
- Modifier — en plus, corriger les données lues (Modifier les données) et recréer la feuille de reçu.
Facultativement, fixez une Date d'expiration : l'accès prend fin à la fin de ce jour. Sans date, il vaut jusqu'à ce que vous le retiriez.

mScan envoie un lien à cette adresse. La personne se connecte avec cette adresse — mScan lui envoie un code, elle n'a pas besoin de mot de passe — et voit uniquement ce dossier : aucun autre document, aucun réglage, jamais de suppression ni de classement. Ce que cela donne pour elle : Ouvrir un dossier partagé. L'e-mail part dans la langue de la personne invitée, sinon dans celle de votre entreprise — voir Langue et apparence.

L'accès est vérifié à nouveau à chaque clic. Si vous le retirez (Retirer l'accès) ou si un document sort du filtre, la personne ne le voit plus immédiatement. Renvoyer le lien envoie à nouveau le lien.

Qui a accès ?¶

Sous Entreprise → Accès figurent toutes les adresses avec lesquelles des dossiers de votre entreprise sont partagés : quel dossier, Lire ou Modifier, jusqu'à quand, qui l'a partagé, quand il a été ouvert pour la dernière fois. Vous pouvez y modifier l'accès, renvoyer le lien ou retirer l'accès. Toutes ces étapes figurent dans le journal d'audit, de même que chaque ZIP téléchargé.

Modifier et supprimer¶

Modifier change le nom, les filtres et le groupement ; le dossier montre immédiatement ce qui correspond désormais. Supprimer (en haut à droite) supprime uniquement le dossier et met fin à tous les partages — les documents restent où ils sont.

Archiver range un dossier dont vous n'avez plus besoin tous les jours : il quitte la liste pour l'onglet Archivés (qui apparaît dès qu'il y en a un), et sa page indique depuis quand. Les partages restent — une fiduciaire avec qui il est partagé le voit toujours. Vous choisissez comment :

Archiver seulement — il continue de collecter : les documents qui correspondent plus tard au filtre s'y ajoutent.
Archiver et figer — il garde exactement les documents qu'il contient maintenant ; plus rien de nouveau ne s'y ajoute. Sa page affiche Archivé et figé le … et combien de documents il a conservés. Ajouter ou masquer à la main reste possible.

Désarchiver sur sa page le ramène dans la liste ; un dossier figé collecte alors à nouveau les nouveaux documents.