Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung von mScan – der Anwendung unter app.mscan.ch einschliesslich der Scan-App, der E-Mail-Adressen von mScan und der Dokumentation unter docs.mscan.ch («der Dienst») –, betrieben von der Earlybyte GmbH, Tössuferweg 25, 8406 Winterthur, Schweiz («wir», «uns»). Sie gelten für alle Verträge über die Nutzung von mScan zwischen der Earlybyte GmbH und ihren Kunden.

Abweichende Regelungen in der individuellen Vereinbarung mit dem Kunden (z. B. einer angenommenen Offerte) gehen diesen AGB vor. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen schriftlich zugestimmt haben.

2. Leistungsbeschreibung

mScan nimmt Dokumente entgegen – per E-Mail an die für den Kunden eingerichteten Adressen, mit der Scan-App oder durch Hochladen in der Anwendung –, liest die relevanten Angaben mit Hilfe von KI aus (z. B. Händler, Datum, Beträge und MWST eines Belegs) und legt Dokumente und Angaben dort ab, wo der Kunde es einrichtet (z. B. in SharePoint, in der eb8-cloud, als Zeile in einer Tabelle, per Webhook oder per E-Mail). Ohne eine solche Ablage bleiben die Dokumente und die daraus erstellten Dateien in mScan aufbewahrt; der Kunde kann sie dort ansehen, herunterladen, in Dossiers teilen und gesamthaft exportieren (Ziffer 13).

Der konkrete Leistungsumfang, etwa die Anzahl Personen, Kontingente und die verfügbaren Ablagen, ergibt sich aus der individuellen Vereinbarung. Der Funktionsumfang kann weiterentwickelt und angepasst werden.

3. Vertragsschluss, Konto und Zugang

Der Vertrag kommt durch die individuelle Vereinbarung zustande. Die Earlybyte GmbH richtet das Konto des Kunden ein; die berechtigten Personen des Kunden fügen weitere Personen hinzu und legen deren Rollen fest. Die Anmeldung erfolgt mit einem Einmal-Code, der an die E-Mail-Adresse der Person gesendet wird.

Der Kunde stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugang erhalten, und hält die Angaben seiner Personen aktuell. Er entzieht Personen, die ausscheiden, den Zugang. Anmeldecodes, Scan-Links und PINs sind vertraulich zu behandeln: Wer einen Scan-Link besitzt, kann damit Dokumente im Namen der betreffenden Person einreichen. Ein verlorener oder weitergegebener Scan-Link ist in mScan zu erneuern.

Wir behalten uns vor, den Zugang bei Missbrauch, rechtswidriger Nutzung oder Verstössen gegen diese AGB zu sperren.

Ein Konto kann als Testphase bis zu einem vereinbarten Datum eingerichtet werden. Nach diesem Datum gilt es als pausiert (siehe Ziffer 7), bis ein Vertrag zustande kommt oder die Testphase verlängert wird.

4. Pflichten des Kunden und zulässige Nutzung

Der Kunde reicht nur Dokumente ein, die er verarbeiten darf, und stellt sicher, dass ihre Verarbeitung mit mScan – einschliesslich der in der Datenschutzerklärung beschriebenen Übermittlung an KI-Anbieter – zulässig ist, insbesondere in Bezug auf Personendaten Dritter in den Dokumenten. Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Gesundheitsdaten) werden nur nach vorgängiger Absprache verarbeitet.

Es ist untersagt, den Dienst zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), Daten unbefugt automatisiert auszulesen, die Plattform übermässig zu belasten oder zu stören, Schadsoftware einzureichen, das Auslesen gezielt zu manipulieren sowie rechtswidrige Inhalte zu verarbeiten oder Rechte Dritter zu verletzen.

Für die Ablagen, die er einrichtet (z. B. SharePoint, Webhooks, E-Mail-Empfänger), und die Zugriffsrechte darauf ist der Kunde verantwortlich.

5. Auslesen mit KI und Prüfpflicht

Das Auslesen erfolgt automatisiert mit Hilfe von KI. Die Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein (z. B. Beträge, Daten oder MWST-Sätze), insbesondere bei schlechter Bildqualität oder ungewöhnlichen Dokumenten. Der Kunde prüft die Angaben, bevor er sie für Buchhaltung, Steuern, Zahlungen oder andere Entscheidungen verwendet. mScan ersetzt keine buchhalterische Prüfung.

6. Aufbewahrungspflichten

mScan ist kein Archivsystem im Sinne der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) oder vergleichbarer Vorschriften. Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbücher und Belege bleibt Sache des Kunden, etwa über die Ablagen, in die mScan die Dokumente liefert.

Das gilt auch, wenn der Kunde keine eigene Ablage einrichtet und seine Dokumente nur in mScan aufbewahrt werden: mScan bewahrt Dokumente auf, bis eine berechtigte Person des Kunden sie löscht oder das Kundenkonto gelöscht wird, und entfernt sie nicht von sich aus. Eine bestimmte Aufbewahrungsdauer über das Vertragsende hinaus sichern wir nicht zu. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Dokumente rechtzeitig zu exportieren (Ziffer 13) und dort aufzubewahren, wo er seine gesetzlichen Pflichten erfüllt.

7. Preise und Zahlung

Preise, Leistungsumfang und Abrechnungsintervalle richten sich nach der individuellen Vereinbarung. Soweit nichts anderes vereinbart ist, verstehen sich die Preise in Schweizer Franken zuzüglich der gesetzlichen MWST, und Rechnungen sind innert 30 Tagen zahlbar.

Kauft der Kunde Verarbeitungen im Voraus (Guthaben), so wird dieses Guthaben zuletzt verbraucht — erst nach den inbegriffenen und den nachträglich verrechneten Verarbeitungen. Das Guthaben verfällt während der Vertragsdauer nicht. Es wird weder ausbezahlt noch rückerstattet oder angerechnet und verfällt mit dem Ende des Vertrags.

Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, können wir den Zugang nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Frist einschränken, bis die offenen Beträge bezahlt sind. Vor der Einschränkung kann mScan einen Hinweis mit dem vorgesehenen Datum anzeigen.

Solange ein Konto pausiert ist (nach einer abgelaufenen Testphase oder bei einer Sperrung):

• nimmt mScan keine neuen Dokumente an — E-Mails an die Adressen des Kunden, die Scan-App und Anfrage-Links werden abgelehnt, und nichts davon wird gespeichert; wer eine abgelehnte E-Mail sendet, erhält einmal eine Antwort mit dem Grund;
• werden bereits gespeicherte Dokumente weder gelesen noch abgelegt; sie bleiben gespeichert und laufen weiter, sobald das Konto wieder aktiv ist;
• können sich die Personen des Kunden anmelden und ihre Dokumente ansehen, aber nichts ändern, senden, teilen oder anfragen;
• sind Downloads einzelner Dokumente und von Dossiers nach einer abgelaufenen Testphase möglich, während einer Sperrung wegen Zahlungsverzug jedoch nicht;
• bleibt der Datenexport (Ziffer 13) jederzeit möglich, auch während einer Sperrung: Der Kunde kann alle seine Dokumente weiterhin gesamthaft herunterladen.

Die Pausierung beendet den Vertrag nicht; laufende Gebühren bleiben geschuldet, soweit nichts anderes vereinbart ist.

8. Verfügbarkeit und Drittanbieter

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, garantieren jedoch keinen ununterbrochenen Betrieb. Wir können Wartungsarbeiten durchführen und Funktionen anpassen, wenn dies für Sicherheit, Stabilität, Weiterentwicklung oder rechtliche Anforderungen erforderlich ist.

Der Dienst ist von Drittanbietern abhängig, insbesondere von Hosting, KI-Modellen, E-Mail-Versand und -Empfang sowie den Ablagen des Kunden (z. B. Microsoft SharePoint). Für deren Ausfälle, Änderungen oder Störungen übernehmen wir keine Verantwortung. Eingegangene Dokumente werden auch dann gespeichert, wenn ein späterer Schritt vorübergehend nicht möglich ist, und können danach erneut verarbeitet werden. Welche Dienstleister wir einsetzen, beschreiben die Datenschutzerklärung und die Auftragsverarbeitung (AVV).

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Personendaten in den Dokumenten des Kunden verarbeiten wir als Auftragsverarbeiterin in seinem Auftrag. Die Auftragsverarbeitung (AVV) ist Bestandteil des Vertrags.

10. Geistiges Eigentum

Der Dienst, die Website, die Marke sowie die zugehörige Infrastruktur sind und bleiben geistiges Eigentum der Earlybyte GmbH. Die Dokumente des Kunden, die daraus ausgelesenen Angaben und die erzeugten Dateien bleiben in seiner Verfügung. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung des Dienstes im vereinbarten Umfang.

11. Gewährleistung und Haftung

Der Dienst wird, soweit gesetzlich zulässig, ohne Zusicherung bestimmter Eigenschaften bereitgestellt. Die Haftung der Earlybyte GmbH ist im gesetzlich zulässigen Rahmen beschränkt. Für indirekte Schäden und Folgeschäden, insbesondere aus Betriebsunterbrüchen, Datenverlust oder falsch ausgelesenen Angaben, wird keine Haftung übernommen. Die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit bleibt vorbehalten.

12. Laufzeit und Kündigung

Laufzeit und Kündigungsfristen richten sich nach der individuellen Vereinbarung. Ist nichts vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen auf das Ende eines Monats schriftlich (auch per E-Mail) gekündigt werden. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt vorbehalten.

Wir können den Dienst oder einzelne Funktionen mit angemessener Ankündigung einstellen.

13. Daten bei Vertragsende

Der Kunde kann jederzeit alles, was er in mScan hat, selbst herunterladen: Unter Firma → Datenexport erhalten seine Verantwortlichen ein Zip mit allen nicht gelöschten Dokumenten und ihren Dateien (Original, verarbeitetes PDF, Belegblatt) samt einer Übersicht. Der Datenexport steht bis zum Vertragsende zur Verfügung, auch wenn das Konto pausiert oder wegen Zahlungsverzug gesperrt ist (Ziffer 7). Dokumente, die mScan an seine Ablagen geliefert hat, liegen bereits dort.

Wir empfehlen, den Datenexport vor dem Vertragsende durchzuführen. Nach Vertragsende löschen wir die Daten des Kunden; dabei wird sein Schlüssel vernichtet, sodass gespeicherte Dokumente nicht mehr lesbar sind — das gilt auch für Dokumente, die nur in mScan aufbewahrt wurden. Aus rechtlichen Gründen erforderliche Mindestangaben (z. B. zu Abrechnung und Nachweis) können aufbewahrt werden.

14. Änderungen

Wir können diese AGB anpassen. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte aktuelle Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden in angemessener Form im Voraus. Individuell vereinbarte Preise und Leistungen ändern sich nur nach Vereinbarung.

15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt schweizerisches Recht. Gerichtsstand ist Winterthur, soweit nicht zwingende gesetzliche Bestimmungen einen anderen Gerichtsstand vorsehen.

Kontakt

Earlybyte GmbH, Tössuferweg 25, 8406 Winterthur, info@earlybyte.ch

Stand: Oktober 2026.