SharePoint et OneDrive¶

mScan classe les documents terminés dans votre Microsoft 365 — dans un OneDrive ou dans une bibliothèque SharePoint. Cette page décrit comment un dossier est connecté, ce que mScan y fait et comment vous retirez à nouveau l'accès.

Ce que mScan fait dans Microsoft 365¶

mScan écrit des fichiers — le PDF traité, la feuille de reçu ou l'original d'un document — dans le dossier connecté pour une destination, et dans des sous-dossiers de celui-ci, tels que la destination les nomme.
Si un fichier du même nom existe déjà dans le dossier, il est remplacé — c'est ainsi qu'un document classé à nouveau remplace sa version précédente. Vous définissez vous-même les noms de fichier.
mScan ajoute des lignes dans un classeur Excel, p. ex. une ligne par reçu pour la liste des frais. Si le classeur ou la feuille manque, mScan les crée, avec une ligne d'en-tête en gras composée des noms de colonnes. mScan écrit via Excel lui-même, le classeur peut donc être ouvert. Le comportement est exactement le même que dans eb8-cloud : mScan lit les lignes de cette feuille, ajoute les nouvelles, omet les doublons et trie si c'est configuré, puis réécrit la feuille, avec des colonnes aussi larges que leur contenu. Les formules et votre propre mise en forme sur cette feuille ne sont donc pas conservées — faites vos calculs sur une autre feuille du même classeur ; mScan laisse les autres feuilles inchangées (il les classe seulement par ordre alphabétique).
mScan retire les fichiers qu'il a lui-même classés — lorsqu'un document est classé à nouveau sous un autre nom après une correction, ou lorsqu'un responsable choisit Retirer la copie classée dans mScan. Les fichiers retirés se trouvent dans la corbeille de la bibliothèque. mScan ne retire jamais un fichier que vous avez modifié, renommé ou déplacé ; le document indique alors que la copie s'y trouve encore.
Dans les classeurs, mScan tient une dernière colonne masquée mScan : elle indique à quel document appartient une ligne, afin qu'un document classé à nouveau remplace ses lignes au lieu d'en ajouter. Les lignes sans entrée dans cette colonne — les vôtres — ne sont jamais touchées.
mScan ne lit, ne parcourt et ne copie aucun autre contenu : aucun autre fichier, aucun e-mail, aucun calendrier, aucun contact. Uniquement lors de la connexion, mScan montre à la personne qui connecte les noms des sites, bibliothèques et dossiers qu'elle peut elle-même ouvrir, afin qu'elle puisse choisir le dossier.

Connecter un dossier¶

Voici comment configurer une destination dans OneDrive ou SharePoint sans que personne chez Earlybyte n'ait besoin d'accéder à votre Microsoft 365 :

Earlybyte crée dans mScan une destination Microsoft 365, avec le nom et l'adresse e-mail de la personne qui doit connecter le dossier. Indiquez-nous de qui il s'agit.
Cette personne reçoit un lien par e-mail. Il fonctionne une seule fois et pendant 7 jours. L'e-mail et la page de connexion sont dans la langue choisie sous Langue lors de l'envoi du lien (voir Langue et apparence).
Elle ouvre le lien et se connecte avec Microsoft — avec son propre compte ou avec un compte de service de votre entreprise. mScan ne peut ensuite écrire que là où ce compte a le droit d'écrire. Elle choisit pour cela Compte professionnel ou scolaire ou Compte Microsoft personnel (une adresse Outlook.com, Hotmail ou Live).
Elle choisit Mon OneDrive ou Un site SharePoint, puis la bibliothèque et le dossier (ou en crée un nouveau) et clique sur Connecter ce dossier. Un compte personnel n'a que son propre OneDrive, pas de sites SharePoint.
mScan crée un petit fichier de test et le supprime à nouveau. Si cela fonctionne, la destination est connectée — mScan affiche ensuite le compte, l'emplacement et la date.

Conseil : connectez avec un compte de service si la destination doit continuer à fonctionner après le départ d'une personne de l'entreprise.

Quand Microsoft exige « l'approbation d'un administrateur »¶

De nombreuses entreprises n'autorisent que leur service informatique à approuver des apps comme mScan qui classent des fichiers. Microsoft affiche alors « Approbation requise » lors de la connexion. Votre service informatique approuve mScan une seule fois pour toute l'entreprise via ce lien (le lien figure aussi dans l'e-mail d'invitation) :

https://login.microsoftonline.com/organizations/adminconsent?client_id=<identifiant de mScan>

mScan apparaît ensuite dans Microsoft Entra ID sous Applications d'entreprise, et toutes les personnes de votre entreprise peuvent connecter des dossiers. Votre service informatique peut aussi y définir qui a le droit d'utiliser mScan.

La connexion est maintenue¶

mScan maintient la connexion active de lui-même ; personne ne doit se reconnecter régulièrement. La connexion prend fin lorsque le mot de passe du compte est modifié, que le compte est désactivé ou que l'accès de mScan est retiré. Dans ce cas :

mScan affiche la destination comme En panne,
les responsables de votre entreprise reçoivent un e-mail et la personne qui a connecté la destination un nouveau lien,
les documents continuent d'être traités ; leur classement à cet endroit attend. Après la reconnexion, classez-les sur la page du document avec Classer à nouveau.

Changer de dossier ou reconnecter (responsables)¶

Les responsables de votre entreprise voient toutes les destinations sous Destinations. Pour une destination Microsoft 365, ils peuvent eux-mêmes — avec les icônes de sa ligne (au survol, une info-bulle indique ce qu'elles font) :

Changer le dossier de … — choisir un autre dossier, avec le même compte et sans nouvelle connexion.
Envoyer un lien pour connecter … — envoyer un nouveau lien, à la même personne ou à une autre, p. ex. si la destination doit être connectée avec un autre compte.
Reconnecter … vous-même — reconnecter eux-mêmes la destination : se connecter directement avec Microsoft et choisir le dossier.
Tester la connexion à … — vérifier que mScan peut y écrire.

La création, le renommage et la suppression de destinations sont pris en charge par Earlybyte.

Quelles données mScan enregistre à cet effet¶

Pour chaque destination : l'emplacement (site ou OneDrive, bibliothèque, dossier) et le compte qui l'a connectée.
Pour une destination connectée : une connexion à Microsoft (un jeton), chiffrée avec la clé de votre entreprise. Elle est supprimée lorsque la destination est supprimée ou reconnectée.
Pour chaque document classé : où il a été classé et quand.
mScan n'enregistre aucune copie d'autres contenus de votre Microsoft 365. Les données de Microsoft 365 ne sont utilisées à aucune autre fin que le classement, ne sont pas transmises et ne servent pas à entraîner des modèles d'IA.

Pour en savoir plus, consultez la déclaration de protection des données (en allemand).

Retirer l'accès¶

Une destination connectée : Earlybyte la supprime à votre demande — la connexion est supprimée avec elle. Ou la personne qui l'a connectée retire mScan sous myapps.microsoft.com ou dans les paramètres de son compte.
Entièrement : votre administration supprime mScan dans Microsoft Entra ID sous Applications d'entreprise.

Nous répondons à vos questions à ce sujet à support@earlybyte.ch.