Richiedere documenti¶

Con una Richiesta di documenti Lei chiede gli stessi documenti a molte persone — ad esempio a tutti i Suoi clienti gli scontrini per la dichiarazione d'imposta. Ogni persona riceve un link personale, fotografa o invia i documenti dal telefono o dal computer, e Lei vede chi ha inviato cosa e cosa manca ancora.

Per i responsabili di un'azienda per cui Earlybyte ha attivato la funzione (in Modifica cliente → Funzionalità → Richieste di documenti). Nella barra laterale compaiono allora Richieste e Clienti.

Clienti: a chi chiedere¶

In Clienti Lei gestisce le persone a cui chiede documenti. Non sono utenti mScan: non accedono mai e non contano tra i Suoi utenti. Earlybyte può fissare un limite (Quota di clienti).

Aggiungi un cliente: nome, cognome, e-mail; numero cliente, lingua e altre colonne (ad es. Telefono) sono facoltativi.
L'elenco mostra Richieste (le richieste aperte di ogni persona con il loro stato) oppure Dati del cliente (numero cliente, lingua, altre colonne); la ricerca trova nomi, e-mail, numeri e altre colonne, e un clic sul nome di una colonna ordina in base a essa (un altro clic: in ordine inverso).
Un clic su una persona apre la sua panoramica: Documenti — tutte le richieste di cui fa parte, con ogni documento richiesto, il suo stato e ciò che è stato inviato (un clic su una richiesta la apre per modificarla); Cliente — i suoi dati e le altre colonne, con Salva (la matita apre direttamente questa scheda); Richieste — ogni richiesta con il suo stato e quando è stata inviata e aperta. Elimina il cliente è possibile solo per chi non fa parte di alcuna richiesta.
Possibili duplicati: le persone con la stessa e-mail o lo stesso nome (in qualsiasi ordine, senza accenti) sono contrassegnate come Possibile duplicato; la scheda Possibili duplicati mostra solo loro. La loro panoramica indica il duplicato, con due possibilità:
Non è la stessa persona — due persone (ad esempio una coppia con un'unica e-mail): la coppia non viene più contrassegnata.
Unisci… — mostra le due affiancate; dove differiscono, clicchi sul valore da mantenere. Sotto è indicato cosa succede: la persona aperta resta, le richieste, i documenti e i link dell'altra passano a lei, e l'altra viene eliminata dall'elenco. In una richiesta di cui facevano parte entrambe, diventano una sola — vale lo stato più avanzato di ogni documento — e funziona ormai un solo link. Nel registro come Clienti uniti. Una riga d'importazione la cui e-mail appartiene a due persone viene saltata (completi il numero cliente o unisca prima le due), affinché non venga mai modificata quella sbagliata.
Importa da Excel o CSV: un file Excel (.xlsx, primo foglio) o un file CSV (separato da ; o ,) — lo trascini in un punto qualsiasi della finestra d'importazione oppure clicchi nell'area di rilascio per sceglierne uno. Scarica il modello nella finestra d'importazione fornisce un modello con le colonne giuste e una riga di esempio. La prima riga indica le colonne: Nome / First name, Cognome / Last name, E-mail / Email sono necessarie, Lingua e Client number (Kundennummer) sono facoltative. Ogni altra colonna resta associata alla persona e si può usare nelle e-mail, ad es. {client.Telefono}.
Vede prima cosa succederà: Aggiunto, Aggiornato, Invariato, Saltato (con il motivo, ad esempio «nessuna e-mail») e quali righe sono state unite. Solo Importa salva.
Le persone vengono riconosciute dal numero cliente, altrimenti dall'e-mail: quelle note vengono completate, quelle nuove aggiunte. Un'importazione non elimina mai nulla, e una cella vuota non sovrascrive nulla.
Le righe doppie nel file vengono unite: la prima prevale, le successive colmano solo le lacune.
Esporta in Excel scrive le stesse colonne — modifichi l'elenco in Excel e lo importi di nuovo.

L'elenco Richieste si ordina con un clic sul nome di una colonna (richiesta, stato, persone complete, ultima modifica); un secondo clic inverte l'ordine.

Il campo di ricerca sopra l'elenco trova una richiesta per nome o stato.

Creare e inviare una richiesta¶

Richieste → Nuova richiesta, assegni un nome («Imposte 2026»).
Elenco: i documenti desiderati, ad es. Certificato di salario 2026, con un'indicazione per la persona («del datore di lavoro, tutte le pagine»). Obbligatorio disattivato significa «facoltativo — solo se disponibile». Il nome è in seguito anche il nome del file nello ZIP.
Clienti: Aggiungi dall'elenco clienti, Nuovo cliente (finisce anche nel Suo elenco) oppure Importa da Excel o CSV — le persone finiscono nel Suo elenco e in questa richiesta.
Impostazioni: Scadenza — quando i link non accettano più nulla: Mai — chiuderla a mano, A una data oppure Dopo un numero di giorni (dal primo invio) — e il Suo testo per l'e-mail, con {client.first_name} e altre colonne. Con il branding personalizzato (attivato da Earlybyte), la pagina che i Suoi clienti aprono mostra in cima il logo della Sua azienda al posto di quello di mScan.
Invia…: a tutti coloro che non hanno ancora ricevuto l'elenco. Prima dell'invio la finestra mostra chi riceve un'e-mail e che cosa viene chiesto a ogni persona. La richiesta è allora Aperta.

Ogni persona riceve un'e-mail con il suo link personale, come pulsante e come QR code (per il telefono, se l'e-mail viene letta al computer). Le e-mail e la pagina dietro il link sono nella lingua della persona (colonna Lingua dell'elenco clienti), altrimenti in quella della Sua azienda — vedere Lingua e aspetto.

Chi ha inviato cosa¶

La scheda Clienti mostra tutte le persone in tre viste: Documenti (stato, «7 di 9», e cosa manca ancora), Dati del cliente (numero cliente, lingua, altre colonne) e Link ed e-mail (quando l'elenco è partito la prima volta, l'ultima e-mail, quando la persona ha aperto il suo link per la prima volta e inviato qualcosa l'ultima volta). La ricerca sopra la tabella trova una persona per nome, e-mail, numero o qualsiasi altra colonna; un clic sul nome di una colonna ordina in base a essa. mScan rileva l'apertura quando la pagina del link viene caricata; le e-mail non contengono alcun tracciamento, e nessuno viene a sapere se un'e-mail è stata letta. Filtri per Manca qualcosa, Richiesto di nuovo, Completo, Non ancora aperto o Ancora nulla inviato, selezioni delle persone e Invia: chi non ha ancora inviato nulla riceve l'elenco completo, tutti gli altri solo ciò che manca ancora — ciò che Lei ha richiesto di nuovo per primo, con la Sua nota. Il link resta lo stesso. Ogni riga mostra quando è partita l'ultima e-mail, affinché nessuno riceva tre promemoria al giorno.

Un clic su una persona apre i suoi documenti direttamente sotto la sua riga: ogni documento richiesto con il suo stato e i pulsanti descritti sotto, e ogni documento inviato — aprirlo o Scarica il PDF (raddrizzato non appena è pronto). Un secondo clic sulla riga la chiude. Apri il cliente apre lì la sua panoramica, in quattro schede:

Documenti — ogni documento richiesto:
Nota per il cliente («manca la pagina 2») — il documento viene richiesto di nuovo: conta come mancante e compare in cima presso la persona, con la Sua nota; il prossimo invio lo comunica. Modifica la nota cambia il testo, Elimina la nota la ritira (il documento torna Inviato se il suo file c'è, altrimenti Mancante). Una nota salvata non invia nulla: Invia note (sotto la persona aperta) la invia subito — il link, i documenti con nota per primi, poi ciò che manca ancora.
Ricevuto su carta e Non pertinente — evaso senza documento.
I documenti stessi: aprirli (nel dossier della richiesta), Scarica il PDF, Sposta verso un altro documento richiesto o un'altra persona, Elimina (recuperabile fino all'eliminazione definitiva).
Chiedi un altro documento: un documento solo per questa persona («Estratto conto UBS 31.12.»).
Carica per il cliente: un esemplare migliore o uno arrivato su carta, come PDF.
Cliente — nome, e-mail, numero cliente, lingua e le altre colonne (ad es. Telefono): modificare, aggiungere o rimuovere e Salva. È la scheda della persona stessa: ogni richiesta e l'elenco clienti mostrano la modifica; il suo link resta lo stesso.
Link ed e-mail — il suo link (con un pulsante per copiarlo), quando l'elenco è partito la prima volta, l'ultima e-mail, quando ha aperto il link e inviato qualcosa l'ultima volta. Sostituisci il link serve per un link inviato a un indirizzo sbagliato: quello vecchio smette subito di essere valido.
Richieste — tutte le richieste di cui la persona fa parte, con il loro stato; un clic la apre.

Sotto le schede: Invia (Invia di nuovo, non appena la persona ha il suo link) e Rimuovi dalla richiesta. Chiudi, la ✕ o Esc chiudono la panoramica.

Può aggiungere documenti anche in seguito: mancano allora per tutti e presso le persone sono contrassegnati come Nuovo. Si invia solo quando Lei preme Invia.

I documenti: il dossier della richiesta¶

Ogni richiesta ha il proprio dossier: un gruppo per persona, e per ogni documento il documento richiesto per cui è arrivato (Documento richiesto). Lì vede, scarica e condivide i documenti come in qualsiasi dossier. Scarica ZIP produce una cartella per persona con file chiamati come il documento richiesto (Muster Anna/Certificato di salario 2026.pdf, un secondo esemplare Certificato di salario 2026 2.pdf) e, se lo desidera, un Overview.xlsx — chi ha inviato cosa e quando.

I documenti delle richieste non compaiono in Documenti e non passano per alcuna pipeline: mScan non ne legge nulla. Le foto vengono solo ritagliate e raddrizzate — dal software proprio di Earlybyte sui propri server, senza IA di un altro fornitore. Se una foto è ritagliata male, apra il documento e scelga Ritaglia a mano (come per qualsiasi documento, vedere Documenti); la foto viene allora ritagliata dove Lei indica — senza alcun modello — e raddrizzata di nuovo, e il Suo ritaglio resta. I documenti delle richieste non vengono mai copiati a fini di addestramento, indipendentemente da ciò che la Sua azienda ha concordato altrimenti.

Chiudere, copiare, eliminare¶

Chiudi — i link non accettano più nulla; panoramica e documenti restano. Riapri riapre la richiesta (se l'ultimo giorno è passato, con uno nuovo). Con A una data o Dopo un numero di giorni mScan chiude la richiesta da solo.
Copia — una nuova richiesta in bozza con lo stesso elenco, le stesse persone, la stessa scadenza (una data passata spostata di un anno) e lo stesso testo. Non vengono copiati documenti, stati e link; i documenti di singole persone solo se lo desidera.
Esporta l'avanzamento — le persone con il loro stato e ogni documento richiesto, in Excel.
Esporta in Excel (nella scheda Clienti) — le persone di questa richiesta nello stesso formato che legge l'importazione: completi o modifichi colonne (un numero di telefono, un numero cliente), poi Importa da Excel o CSV — le persone vengono aggiornate, non create in doppio.
Elimina — elimina la richiesta, il suo dossier e i suoi documenti (i documenti restano recuperabili fino alla scadenza del Suo periodo di conservazione). Eliminare il dossier della richiesta equivale alla stessa cosa.

Ciò che vedono le persone è descritto in Inviare documenti.