Documenti¶

In Documenti vede ciò che è arrivato a mScan e che cosa ne è stato fatto. Le persone con il ruolo Scansione vedono i propri documenti, i responsabili tutti i documenti dell'azienda.

L'elenco¶

Tutti · Da verificare · Completati: Da verificare raccoglie ciò che qualcuno dovrebbe esaminare; Completati è archiviato e letto completamente.
Cercare per mittente, negozio, oggetto, titolo o persona; Filtri per stato, origine e tipo — in ciascuno se ne possono selezionare diversi (p. es. Non riuscito e Archiviato in parte); nessuna selezione significa tutti.
Ordinare con la selezione accanto a Filtri — prima i più recenti o i più vecchi, per data del documento, per negozio (scontrini), tipo, stato o origine — oppure con un clic su Tipo, Fonte, Stato o Ricevuto sopra l'elenco (di nuovo: ordine inverso). I documenti senza quel valore (una fattura non ha un negozio) vengono per ultimi. Solo se ordinati per una data i documenti sono raggruppati per giorno. L'ordinamento resta nell'indirizzo, e ← / → su un documento lo seguono. Nome, mittente e importo non si possono ordinare: sono salvati cifrati, e mScan ordina l'intero elenco, non solo la pagina mostrata.
Ogni riga mostra da chi proviene il documento e che cos'è, il suo tipo, come è arrivato (app di scansione o e-mail), lo stato e due download: Input (l'originale, come è arrivato) e Output (il file che è stato archiviato).

Foto¶

Elenco · Foto accanto a Filtri mostra gli stessi documenti come immagini: ogni volta l'originale accanto a ciò che l'elaborazione ne ha ricavato (la foto ritagliata e raddrizzata). Così trova rapidamente un ritaglio che ha tagliato via qualcosa e apre quel documento. Schede, filtri e ricerca funzionano come nell'elenco, e ← / → nel documento aperto scorrono gli stessi documenti.

Stato¶

Stato	Significato
In coda / In elaborazione	è in corso di elaborazione
Completato	archiviato
Incompleto	archiviato, ma un dato importante (p. es. data, importo, valuta) non è stato possibile leggerlo — lo verifichi e lo corregga
Archiviato in parte	archiviato in un luogo, ma non in un altro
Non riuscito	non archiviato; il motivo è indicato sulla pagina del documento
In attesa di pipeline	per questo tipo di documento non è ancora configurato nulla — Earlybyte lo configura, poi l'elaborazione prosegue da sola
Limite mensile raggiunto	il contingente mensile è esaurito; il documento attende il mese successivo

Un documento non viene mai archiviato con un nome che presenta una lacuna. Se la sua cartella, il nome del file, la cartella di lavoro o il foglio richiedono un dato che non è stato letto — ad esempio la data —, per quell'output compare Non archiviato: a questo documento manca un valore che serve al nome di archiviazione…: completi il dato con Modifica dati e poi prema Archivia di nuovo.

Più documenti insieme (responsabili)¶

Con Seleziona sceglie dei documenti — singolarmente, un intero giorno o l'intera pagina — e può scaricarli insieme (come ZIP), modificarli o eliminarli.

Quando tutti i documenti della pagina sono spuntati e altri corrispondono alla scheda, ai filtri e alla ricerca, Seleziona tutti i … corrispondenti seleziona anche quelli delle altre pagine — al massimo 500 alla volta.

Sotto Modifica cambia tutti i documenti selezionati in un solo passaggio:

Tag… — aggiungere e togliere tag; gli altri tag di ogni documento restano.
Categoria… — impostare una categoria per tutti i documenti di un tipo. Se la selezione contiene più tipi con elenchi propri, filtri prima per tipo.
Archivia di nuovo… — solo ciò che non è ancora archiviato, oppure ogni uscita. Nulla viene riletto e non conta come elaborazione.
Ricrea i fogli dello scontrino… — con i dati e il logo come sono ora.
Rimuovi le copie archiviate… — toglie dalle destinazioni ciò che è stato archiviato; i documenti restano.
Rielabora… — rilegge ogni originale, poi archivia. Archivia di nuovo non rilegge nulla; Rielabora sì.

Ogni finestra dice in anticipo a quanti dei documenti selezionati si applica l'azione. Poi un elenco sopra i documenti nomina ogni documento rimasto com'è, e perché — «in elaborazione proprio ora», ad esempio, o «già come richiesto». La selezione resta, così può seguire subito l'azione successiva.

Documenti doppi¶

Se lo stesso scontrino o la stessa fattura è stato inviato due volte — due foto dello stesso foglietto, una scansione e un'e-mail della stessa fattura —, mScan contrassegna la copia arrivata dopo come Possibile duplicato. Devono coincidere tipo, data, importo, valuta e negozio o mittente (maiuscole e minuscole non contano); la descrizione non conta. Per le fatture basta lo stesso numero di fattura. La scheda Duplicati mostra tutti questi documenti, quelli uguali raggruppati e l'originale per primo — ne apra uno e li scorra con ← / →. Sulla pagina del documento è indicato a quale documento assomiglia; con Elimina questo elimina la copia, con Non è un duplicato la mantiene (p. es. due caffè uguali nello stesso giorno).

La pagina del documento¶

Un clic su una riga apre il documento: originale e risultato affiancati, i dati letti, dove è stato archiviato e la sua cronologia. Ogni foto è mostrata accanto a ciò che l'elaborazione ne ha ricavato (Elaborato), una pagina dopo l'altra — con ‹ e › sotto le immagini scorre le pagine; un clic mostra un'immagine in grande. Con ← e → scorre l'elenco. Il riquadro con i dati letti ha in basso un pulsante di download, come Scarica l'originale sotto l'originale: Scarica il foglio dello scontrino per uno scontrino, Scarica il PDF elaborato per una fattura o un documento (anche uno scontrino senza foglio dello scontrino riceve il suo PDF elaborato). Accanto a Scarica il foglio dello scontrino, Visualizza il foglio dello scontrino lo mostra in grande senza scaricarlo.

Qui i responsabili possono:

Modifica dati — correggere un dato letto in modo errato (p. es. data, importo, IVA, categoria). Poi Archivia di nuovo, affinché anche il file archiviato e la riga Excel siano corretti.
Modifica pagine — ruotare, riordinare od omettere pagine. L'originale resta invariato.
Ritaglia a mano (sotto Elaborato, per le foto) — quando il ritaglio automatico ha colto male una foto. Scelga la foto in alto; ognuna è contrassegnata come Automatico o A mano. Indichi in Documenti su questa foto quanti documenti vi si trovano (una fattura e la sua ricevuta della carta sono due) e trascini gli angoli di ciascun contorno numerato sugli angoli di un documento (oppure clicchi su un angolo e lo sposti con i tasti freccia). Il bordo spesso è il bordo superiore; accanto vede ogni documento così come ne uscirà, e lo ruota con il suo pulsante. Trascinare gli angoli l'uno oltre l'altro non è un errore — mScan li riordina da sé. Le foto che non tocca mantengono il ritaglio automatico; Torna all'automatico restituisce una foto al ritaglio automatico. Al salvataggio Hudson ritaglia di nuovo le foto, anche con correzione della luce e raddrizzamento come per le altre; ci vuole un momento (Applicazione del Suo ritaglio…). I dati letti restano, il PDF dello scontrino viene ricreato; poi Archivia di nuovo sostituisce le copie archiviate. Rielabora mantiene il Suo ritaglio. Per ruotare od omettere pagine: Modifica pagine.
Cambia tipo — indicare che uno scontrino è in realtà una fattura (o viceversa).
Rielabora — far rileggere completamente il documento. Se ne ha corretto i dati o l'ha ritagliato a mano, Le viene prima chiesto se ciò debba restare (entrambi restano se non li deseleziona).
Archivia di nuovo — archiviare ancora una volta il risultato, p. es. dopo una correzione. Un file nello stesso luogo viene sostituito. Sulla scheda di un output archivia quell'output; con Archivia di nuovo… accanto a Output sceglie più output e li archivia insieme. Se dopo una correzione il file finisce sotto un altro nome, mScan rimuove poi la copia precedente (prima viene archiviata la nuova); le righe di foglio di calcolo del documento vengono sostituite, non aggiunte. Una copia modificata, rinominata o spostata alla destinazione resta, e la scheda dell'output dice «Una copia precedente si trova ancora in …» con il motivo — lì può Riprova o chiudere l'avviso con Non elencare più. Ciò che è stato inviato per e-mail non si può riprendere, e ciò che è stato archiviato prima che mScan tenesse traccia delle copie resta dov'è.
Rimuovi la copia archiviata (nel menu ⋯ di un output) — togliere di nuovo il file o le righe dalla destinazione; il documento resta in mScan. Eliminando un documento può spuntare che vengano rimosse anche le sue copie archiviate.
Registro di archiviazione sotto ogni output — lo apra per vedere che cosa mScan ha fatto con quell'output: archiviato, sostituito, rimosso, lasciato e perché.
Ricrea il foglio dello scontrino — ricreare il PDF dello scontrino con i dati attuali.

Se in caso di errore è andata storta solo una parte, Riprova ciò che non è riuscito ritenta esattamente quella parte — lo possono fare anche le persone con il ruolo Scansione per i propri documenti.

Eliminare e ripristinare (responsabili)¶

Elimina elimina la copia in mScan — con un motivo, che viene registrato. Le copie già archiviate (p. es. in SharePoint) restano dove sono. I documenti eliminati li trova in Filtri → Invece i documenti eliminati e lì può recuperarli con Ripristina, finché non vengono rimossi definitivamente dopo il termine concordato (di solito 30 giorni).

Scaricare tutto (responsabili)¶

In Azienda → Esportazione, Scaricare tutto vi dà tutto ciò che la vostra azienda ha in mScan in un unico zip:

ogni documento non eliminato — anche quelli inviati per una richiesta e quelli che richiedono ancora attenzione;
per documento ogni file: l'originale, il PDF elaborato e il foglio giustificativo;
una cartella per anno di arrivo dei documenti e una panoramica Excel di tutti i documenti.

Il download inizia subito; con molti documenti richiede un po'. È possibile in qualsiasi momento — anche se l'account è fermo o sospeso — ed è registrato nel registro di audit.