Datenschutzerklärung¶

Allgemeines¶

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten werden gemäss dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) verarbeitet.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Earlybyte GmbH personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet, speichert und schützt, wenn Sie die Anwendung mScan (app.mscan.ch, einschliesslich der Scan-App), die Dokumentation unter docs.mscan.ch oder die E-Mail-Adressen von mScan nutzen.

Für die Dokumente, die ein Kunde mit mScan verarbeiten lässt, ist der Kunde der Verantwortliche; die Earlybyte GmbH verarbeitet sie in seinem Auftrag. Die Einzelheiten dazu regelt die Auftragsverarbeitung (AVV).

Verantwortliche Stelle¶

Earlybyte GmbH
Tössuferweg 25, 8406 Winterthur, Schweiz
E-Mail: info@earlybyte.ch
Telefon: +41 78 883 10 29

Welche Daten wir verarbeiten¶

Je nach Nutzung verarbeiten wir die folgenden Daten.

Kontaktdaten: Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten.
Technische Daten: Beim Aufruf von mScan und der Dokumentation werden technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Adresse und Zeitstempel in Server- bzw. Log-Dateien verarbeitet.
Konto- und Nutzerdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle(n), die Zuordnung zu einem Kunden und personenbezogene Einstellungen (z. B. Kontingent, persönlicher Scan-Link, Ablage für die Scan-App). Die Anmeldung erfolgt mit einem Einmal-Code, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden; wir speichern keine Passwörter. Mitarbeitende der Earlybyte GmbH melden sich über den eigenen Identitätsdienst der Earlybyte GmbH an.
Dokumente: Dokumente, die per E-Mail an eine mScan-Adresse gesendet, mit der Scan-App aufgenommen oder in mScan hochgeladen werden – die Datei selbst, bei E-Mails zusätzlich Absender, Betreff und Eingangszeit, bei der Scan-App die vor dem Scannen gewählte Kategorie. Dokumente können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Namen auf Belegen und Rechnungen).
Ausgelesene Angaben: Die Angaben, die mScan aus einem Dokument liest, z. B. bei einem Beleg Händler, Datum, Beträge, MWST-Sätze und Zahlungsart, sowie die daraus erzeugten Dateien (z. B. zugeschnittene Belegbilder oder ein Beleg-PDF).
Zustellung: mScan legt Dokumente und Angaben dort ab, wo der Kunde es eingerichtet hat (z. B. in SharePoint, in der eb8-cloud, per Webhook oder per E-Mail). Dafür verarbeiten wir die Zieladressen und das Ergebnis jeder Zustellung.
E-Mail-Kommunikation: Wir versenden ausschliesslich dienstbezogene E-Mails, etwa Anmeldecodes, Scan-Links und Zustellungen per E-Mail. Es werden keine Werbe-Newsletter versendet.
Protokoll- und Betriebsdaten: Zur Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse führen wir ein Audit-Protokoll (wer hat wann was geändert), Fehlerprotokolle, den Verarbeitungsverlauf jedes Dokuments und ein kurzes Eingangsprotokoll der zuletzt empfangenen E-Mails (Absender und Empfänger, ohne Inhalt). Fehlerprotokolle enthalten keine Dokumentinhalte.

Stammen personenbezogene Daten nicht direkt von Ihnen, stammen sie in der Regel aus den Dokumenten, die bei mScan eingehen, oder aus Angaben anderer berechtigter Personen Ihres Unternehmens.

Zwecke und Rechtsgrundlagen¶

Soweit das schweizerische Datenschutzrecht gilt, verarbeiten wir personenbezogene Daten nur im gesetzlich zulässigen Rahmen. Soweit die DSGVO anwendbar ist, richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem Zweck der Verarbeitung:

Vertragserfüllung: Bereitstellung und Betrieb von mScan, Verwaltung der Konten, Auslesen und Ablegen der Dokumente, Support.
Gesetzliche Verpflichtung: Buchhaltung, Steuer, MWST und weitere gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflichten.
Berechtigtes Interesse: Sicherheit und Stabilität der Plattform, Missbrauchsprävention, technischer Betrieb und Weiterentwicklung.
Einwilligung: Trainingskopien für Earlybyte (siehe unten) – nur, wenn der Kunde dem ausdrücklich und gesondert zugestimmt hat.

Auslesen mit KI (Hudson, Google und OpenAI)¶

mScan liest Dokumente mit dem von der Earlybyte GmbH betriebenen Dienst «Hudson» aus. Hudson läuft auf Servern bei Hetzner in Deutschland und nutzt dafür KI-Modelle von Google (Gemini, über die Google AI API; Google LLC, USA) und von OpenAI (GPT, über die OpenAI API; OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C., USA). Welches Modell ein Dokument liest, hängt von der Dokumentart und der Einrichtung ab. Dabei wird das Dokument – die Seiten bzw. Bilder, wie sie eingegangen sind – zusammen mit der Anweisung, welche Angaben auszulesen sind, an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Beide Anbieter können diese Daten auch ausserhalb der Schweiz und der EU, insbesondere in den USA, verarbeiten. Hudson nutzt die kostenpflichtigen APIs beider Anbieter; nach deren Bedingungen werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Das Auslesen dient ausschliesslich dazu, die Angaben für die Ablage bereitzustellen. mScan trifft dabei keine Entscheidungen über Personen.

Trainingskopien für Earlybyte (nur mit ausdrücklicher Zustimmung)¶

Earlybyte möchte die Auswertung von Dokumenten verbessern, etwa das Zuschneiden fotografierter Belege oder das Finden bestimmter Angaben wie Datum, Beträge und MWST. Dafür kann Earlybyte Kopien von Dokumenten aufbewahren – aber nur, wenn der Kunde dem ausdrücklich zugestimmt hat. Diese Zustimmung ist nicht Teil der AGB, der Auftragsverarbeitung oder einer anderen Standardvereinbarung: Earlybyte fragt sie beim Kunden direkt und gesondert an, getrennt nach Art (Belege, Rechnungen, Dokumente) und Herkunft (Foto, Scan, digitale Datei). Ohne Zustimmung ist die Funktion ausgeschaltet; so ist sie auch bei jedem neuen Kunden eingestellt.

Wofür: ausschliesslich, um die Auswertung von Dokumenten zu verbessern – Erkennen, Zuschneiden und Ausrichten sowie das Auslesen von Angaben – mit eigenen Modellen der Earlybyte GmbH. Die Kopien werden nie verwendet, um Profile von Personen oder Unternehmen zu erstellen. Sie werden nicht veröffentlicht, nicht verkauft und nicht an Dritte oder öffentliche KI-Modelle weitergegeben.
Was aufbewahrt wird: das Dokument, wie es eingegangen ist, unter einer zufälligen Kennung. Dazu gespeichert werden nur die Art, die Herkunft und ein pseudonymes Kennzeichen des Kunden – kein Name, keine Person, kein Dateiname und kein Datum. Das Kennzeichen ist ein mit einem Schlüssel der Earlybyte GmbH berechneter Wert; es verrät den Kunden nicht und dient nur dazu, seine Kopien wieder zu löschen. Personendaten, die im Dokument selbst stehen (z. B. ein Name auf einer Rechnung), bleiben darin enthalten.
Wie geschützt: verschlüsselt (AES-256-GCM) mit einem eigenen Schlüssel der Earlybyte GmbH, der wie die Kundenschlüssel mit dem Hauptschlüssel verschlüsselt ist; gespeichert im selben Dateispeicher in Deutschland.
Sichtbarkeit: Die Verwaltung des Kunden sieht in mScan, ob und wofür Trainingskopien aufbewahrt werden. Beim einzelnen Dokument steht im Verlauf, wenn eine Kopie aufbewahrt wurde.
Widerruf und Löschung: Der Kunde kann seine Zustimmung jederzeit widerrufen (info@earlybyte.ch). Danach werden keine Kopien mehr aufbewahrt, und auf Wunsch werden alle bereits aufbewahrten Kopien des Kunden gelöscht. Wird das Kundenkonto gelöscht, werden seine Trainingskopien ebenfalls gelöscht.

Verschlüsselung und Sicherheit¶

Alle Verbindungen zu mScan sind verschlüsselt (HTTPS/TLS).
Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Jeder Kunde hat einen eigenen Schlüssel (AES-256-GCM). Mit ihm werden die Originale, die daraus erzeugten Bilder und die sensiblen Angaben verschlüsselt: Dateiname, Absender, Betreff, Prüfsumme und alle ausgelesenen Angaben wie Beträge und MWST. Der Kundenschlüssel ist seinerseits mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt, der ausserhalb der Datenbank aufbewahrt wird. Weder die Datenbank noch der Dateispeicher allein genügt, um ein Dokument zu lesen.
Jede verschlüsselte Datei ist an ihren Kunden und ihr Dokument gebunden; sie kann nicht einem anderen Dokument oder Kunden untergeschoben werden.
Unverschlüsselt bleiben nur Angaben, nach denen mScan suchen und sortieren muss: Status und Zeitpunkte der Verarbeitung, bei Belegen Händlername und Belegdatum, sowie die Einrichtung (Kunden, Adressen, Personen, Ablagen).
Wird ein Kunde gelöscht, wird sein Schlüssel vernichtet. Seine gespeicherten Dokumente sind danach nicht mehr lesbar.
Zum Auslesen muss ein Dokument lesbar sein: Hudson und der KI-Anbieter (siehe oben) erhalten es für diesen Schritt unverschlüsselt, über verschlüsselte Verbindungen.

Cookies und Speicher im Browser¶

mScan setzt ausschliesslich technisch notwendige Cookies und Browser-Speicher für Anmeldung und Sitzung: ein Anmelde-Cookie, das Sie bis 30 Tage nach der letzten Nutzung angemeldet hält (12 Stunden für Mitarbeitende von Earlybyte) und beim Abmelden gelöscht wird. Es gibt keine Reichweitenmessung, kein Tracking und keine Werbung.

Die Scan-App speichert auf Ihrem Gerät die gewählte Aufnahmeart, eine allfällige PIN (nur als Prüfwert, nicht die PIN selbst), die darauf geöffneten Scan-Links (damit Sie zwischen ihnen wechseln können) und die Aufnahmen samt gewählter Kategorie, bis sie gesendet sind.

Die Dokumentation unter docs.mscan.ch setzt keine Cookies; Ihre Darstellungswahl (hell/dunkel) wird im Speicher Ihres Browsers abgelegt.

Schriften¶

Die Schriftarten «Figtree» und «Manrope» werden direkt von unseren eigenen Servern ausgeliefert und nicht von einem externen Anbieter nachgeladen. Beim Laden der Schriften wird Ihre IP-Adresse deshalb an keinen Dritten übermittelt.

Profilbilder (Gravatar)¶

In mScan wird neben Ihrem Namen ein Profilbild angezeigt. Dafür lädt Ihr Browser ein Bild von Gravatar (Automattic Inc., USA), adressiert über einen Prüfwert (Hash) Ihrer E-Mail-Adresse. Haben Sie bei Gravatar kein Bild hinterlegt, wird ein neutrales Muster angezeigt. Automattic erhält dabei Ihre IP-Adresse und diesen Prüfwert.

Hosting und E-Mail¶

Die Anwendung mScan, ihre Datenbank, der Dienst Hudson, die eb8-cloud und der verschlüsselte Dateispeicher werden bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (EU) betrieben. E-Mails an mScan-Adressen werden über Mailgun (Mailgun Technologies, Inc.) empfangen, E-Mails von mScan über Mailgun versendet; mScan nutzt dafür die EU-Region von Mailgun.

Weitergabe und Auftragsverarbeiter¶

Wir geben personenbezogene Daten nur an sorgfältig ausgewählte Dienstleister weiter, die für den Betrieb von mScan erforderlich sind, und nur im dafür notwendigen Umfang. Diese Dienstleister sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet (Auftragsverarbeitung). Eingesetzt werden:

Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Server für Anwendung, Datenbank, Hudson und eb8-cloud sowie der Dateispeicher (Object Storage).
Google LLC (USA) – KI-Modelle (Gemini) über die Google AI API zum Auslesen der Dokumente.
OpenAI Ireland Ltd. (Irland) / OpenAI, L.L.C. (USA) – KI-Modelle (GPT) über die OpenAI API zum Auslesen der Dokumente.
Mailgun Technologies, Inc. (USA; EU-Region) – Empfang von E-Mails an mScan-Adressen und Versand der E-Mails von mScan.

Die Ablagen, die ein Kunde einrichtet (z. B. SharePoint in seinem eigenen Microsoft 365, ein Webhook-Empfänger oder E-Mail-Empfänger), sind keine Auftragsverarbeiter der Earlybyte GmbH: mScan liefert dorthin im Auftrag des Kunden, der für diese Ablagen verantwortlich ist.

Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive)¶

Richtet ein Kunde eine Ablage in SharePoint oder OneDrive ein, greift mScan über Microsoft Graph darauf zu — ausschliesslich, um fertige Dokumente in die dafür festgelegten Ordner zu schreiben und, wo der Kunde es so einrichtet, Zeilen in eine Excel-Arbeitsmappe dort einzufügen. Verbindet eine Person des Kunden einen Ordner, meldet sie sich dafür selbst bei Microsoft an; mScan handelt danach mit den Rechten dieses Kontos und bewahrt dafür eine Anmeldung (ein Token) auf, verschlüsselt mit dem Schlüssel des Kunden. Sie wird gelöscht, wenn die Ablage gelöscht oder neu verbunden wird. Beim Verbinden zeigt mScan der Person die Namen der Websites, Bibliotheken und Ordner, die sie selbst öffnen kann, damit sie den Ordner auswählen kann. Für SharePoint mit Website-Freigabe nutzt mScan die Berechtigung Sites.Selected: Zugriff besteht nur auf die Websites, die die Administration des Kunden mScan einzeln freigibt. mScan liest, durchsucht oder kopiert keine Inhalte aus Microsoft 365 (keine anderen Dateien, E-Mails, Kalender oder Kontakte); einzig in einer Arbeitsmappe, in die mScan Zeilen einfügt, liest mScan die vorhandenen Zeilen des Blatts, um die neuen darunter zu setzen und Doppelte wegzulassen. Gespeichert werden der Ort der Ablage, das Konto, das sie verbunden hat, die verschlüsselte Anmeldung und das Ergebnis jeder Ablage. Daten aus Microsoft 365 werden für keinen anderen Zweck verwendet, nicht weitergegeben und nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Der Kunde kann den Zugriff jederzeit entziehen, indem er die Ablage in mScan löscht, die Freigabe entfernt oder mScan in Microsoft Entra ID löscht (SharePoint und OneDrive).

Eine Aufstellung der Unterauftragsverarbeiter mit Standort findet sich in der Auftragsverarbeitung (AVV).

Internationale Datenübermittlung¶

mScan und seine Daten werden in Deutschland (EU) betrieben. Google, OpenAI und Automattic (Gravatar) können Daten auch in den USA verarbeiten; Mailgun ist ein US-Unternehmen, verarbeitet die E-Mails von mScan aber in der EU. In diesen Fällen sorgen wir durch geeignete Garantien – das Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln – für ein angemessenes Datenschutzniveau.

Aufbewahrung¶

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen.

Dokumente und ausgelesene Angaben bleiben gespeichert, bis sie gelöscht werden. Gelöschte Dokumente können während der vom Kunden eingestellten Frist (standardmässig 30 Tage) wiederhergestellt werden und werden danach endgültig entfernt.
Konto- und Einrichtungsdaten werden für die Dauer des Kundenverhältnisses aufbewahrt.
Anmeldecodes sind wenige Minuten gültig und werden danach automatisch gelöscht.
Anmeldesitzungen enden 30 Tage nach der letzten Nutzung, spätestens nach 90 Tagen (für Mitarbeitende der Earlybyte GmbH nach 12 Stunden), und werden danach automatisch gelöscht.
Fehlerprotokolle werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht; das Eingangsprotokoll behält nur die zuletzt empfangenen E-Mails.
Das Audit-Protokoll wird für die Dauer des Kundenverhältnisses aufbewahrt.
Trainingskopien (nur mit Zustimmung, siehe oben) werden aufbewahrt, solange Earlybyte sie zur Verbesserung der Dokumentauswertung benötigt, längstens bis zum Widerruf der Zustimmung oder bis zur Löschung des Kundenkontos. Die Löschung eines einzelnen Dokuments in mScan entfernt seine Trainingskopie nicht.
Abrechnungs- und Nachweisdaten können aus buchhalterischen, steuerlichen und rechtlichen Gründen länger aufbewahrt werden.

Löschung¶

Berechtigte Personen eines Kunden können Dokumente in mScan selbst löschen. Auf Wunsch des Kunden löschen wir sein gesamtes Konto; dabei wird sein Schlüssel vernichtet (siehe «Verschlüsselung und Sicherheit»). Aus rechtlichen Gründen erforderliche Mindestangaben (z. B. zu Abrechnung und Nachweis) können aufbewahrt werden.

Dokumente, die mScan bereits an eine Ablage des Kunden geliefert hat, liegen dort in der Verantwortung des Kunden und werden durch eine Löschung in mScan nicht entfernt.

Keine automatisierten Einzelentscheidungen¶

mScan trifft keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung. Die Anwendung liest Angaben aus Dokumenten und legt sie ab; über die Verwendung dieser Angaben entscheidet der Kunde.

Ihre Rechte¶

Sie haben im Rahmen der anwendbaren Gesetze das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen. Wenden Sie sich dafür an info@earlybyte.ch. Betrifft Ihre Anfrage Dokumente, die ein Kunde mit mScan verarbeitet, leiten wir sie an diesen Kunden weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich auch an eine zuständige Aufsichtsbehörde in der EU/im EWR wenden.

Änderungen¶

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung.

Kontakt¶

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@earlybyte.ch.

Stand: September 2026.