Auftragsverarbeitung (AVV)

Diese Auftragsverarbeitung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Earlybyte GmbH beim Betrieb von mScan. Für eine unterzeichnete Fassung oder Rückfragen wenden Sie sich an info@earlybyte.ch.

Parteien

Diese Auftragsverarbeitung gilt zwischen dem Kunden als Verantwortlichem (Auftraggeber) und der Earlybyte GmbH, Tössuferweg 25, 8406 Winterthur, Schweiz, als Auftragsverarbeiterin (Anbieterin von mScan). Sie ergänzt die AGB und die Datenschutzerklärung.

Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Earlybyte GmbH im Auftrag des Kunden zum Zweck der Bereitstellung von mScan. Die Auftragsverarbeitung dauert für die Laufzeit des Vertrags über mScan und endet mit dessen Beendigung.

Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

mScan nimmt die Dokumente des Kunden entgegen (per E-Mail an seine mScan-Adressen, mit der Scan-App oder durch Hochladen), speichert sie verschlüsselt, liest die für die Ablage nötigen Angaben mit Hilfe von KI aus und legt Dokumente und Angaben in den vom Kunden eingerichteten Ablagen ab. Verarbeitet werden die Daten ausschliesslich zur Erbringung dieser Leistungen und gemäss den dokumentierten Weisungen des Kunden.

Nicht Teil dieser Vereinbarung: Trainingskopien

Die Aufbewahrung von Kopien von Dokumenten, mit denen die Earlybyte GmbH die Auswertung von Dokumenten verbessert (z. B. Zuschneiden, Auslesen von Angaben – nie zur Profilbildung), ist nicht Teil dieser Auftragsverarbeitung. Sie findet nur statt, wenn der Kunde ihr ausdrücklich und gesondert zugestimmt hat; Earlybyte fragt diese Zustimmung direkt beim Kunden an. Ohne diese Zustimmung ist sie ausgeschaltet. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Kategorien betroffener Personen

• Nutzerinnen und Nutzer des Kunden (Verwaltung und Scan-Nutzer)
• Absender von E-Mails an die mScan-Adressen des Kunden
• Personen, die in den eingereichten Dokumenten genannt sind (z. B. Mitarbeitende, Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden des Kunden)

Kategorien personenbezogener Daten

• Identifikations- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle)
• E-Mail-Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Eingangszeit)
• Inhalte der eingereichten Dokumente (z. B. Belege und Rechnungen) mit den darin enthaltenen Personendaten
• Daraus ausgelesene Angaben (z. B. Händler, Datum, Beträge, MWST, Zahlungsart) und erzeugte Dateien
• Nutzungs- und Protokolldaten (Audit-Protokoll, Verarbeitungsverlauf der Dokumente)

Besonders schützenswerte Personendaten sind nicht Gegenstand der Verarbeitung, sofern dies nicht vorgängig vereinbart wurde.

Pflichten der Auftragsverarbeiterin

Die Earlybyte GmbH verpflichtet sich, entsprechend DSG (insb. Art. 9) und, soweit anwendbar, Art. 28 DSGVO:

• personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden zu verarbeiten;
• die zur Verarbeitung berechtigten Personen zur Vertraulichkeit zu verpflichten;
• geeignete technische und organisatorische Massnahmen (TOM) zum Schutz der Daten zu treffen (siehe unten);
• Unterauftragsverarbeiter nur unter Einhaltung der nachstehenden Bedingungen einzusetzen;
• den Kunden im Rahmen des Zumutbaren bei der Wahrung von Betroffenenrechten sowie bei Sicherheits- und Meldepflichten zu unterstützen;
• den Kunden unverzüglich über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten zu informieren;
• die Daten nach Beendigung nach Wahl des Kunden zu löschen oder zurückzugeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht;
• dem Kunden die zum Nachweis erforderlichen Informationen bereitzustellen und Überprüfungen im angemessenen Rahmen zu ermöglichen, sofern Vertraulichkeit, Sicherheit und berechtigte Interessen anderer Kunden gewahrt bleiben.

Weisungen

Massgeblich sind die dokumentierten Weisungen des Kunden, einschliesslich seiner Einrichtung von mScan (Adressen, Abläufe, Ablagen, Personen und Rechte) und der Nutzung der bereitgestellten Funktionen, etwa dem Löschen von Dokumenten. Ergänzende Weisungen können an info@earlybyte.ch gerichtet werden.

Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde stimmt dem Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter im notwendigen Umfang zu. Über beabsichtigte wesentliche Änderungen informieren wir vorgängig, sodass ein begründeter Widerspruch möglich ist.

Unterauftragsverarbeiter	Leistung	Standort
Hetzner Online GmbH	Server für Anwendung, Datenbank, Hudson und eb8-cloud; Dateispeicher (Object Storage)	Deutschland (EU)
Google LLC	KI-Modelle (Gemini) über die Google AI API zum Auslesen der Dokumente	USA
OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C.	KI-Modelle (GPT) über die OpenAI API zum Auslesen der Dokumente	Irland / USA
Mailgun Technologies, Inc.	Empfang von E-Mails an mScan-Adressen, Versand der E-Mails von mScan	EU-Region; Unternehmen in den USA

Hudson, der Dienst, der die Dokumente ausliest, wird von der Earlybyte GmbH selbst betrieben (auf Servern bei Hetzner in Deutschland) und ist kein Unterauftragsverarbeiter. Hudson nutzt die kostenpflichtigen APIs von Google und OpenAI; nach deren Bedingungen werden die übermittelten Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Die Ablagen, die der Kunde einrichtet (z. B. SharePoint in seinem eigenen Microsoft 365), sind ebenfalls keine Unterauftragsverarbeiter der Earlybyte GmbH: mScan liefert dorthin auf Weisung des Kunden.

Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)

Wir setzen angemessene TOM zum Schutz personenbezogener Daten ein, insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) für alle Verbindungen zu mScan und zu Hudson sowie zu SharePoint und zur eb8-cloud.
• Verschlüsselte Speicherung mit einem eigenen Schlüssel je Kunde (AES-256-GCM): Originale, daraus erzeugte Bilder und die sensiblen Angaben (Dateiname, Absender, Betreff, Prüfsumme, alle ausgelesenen Angaben ausser Händlername und Belegdatum). Der Kundenschlüssel ist mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt, der ausserhalb der Datenbank aufbewahrt wird; jede verschlüsselte Datei ist an ihren Kunden und ihr Dokument gebunden.
• Vernichtung des Schlüssels beim Löschen eines Kunden, sodass seine gespeicherten Dokumente nicht mehr lesbar sind.
• Mandantentrennung: Jede Datenbankabfrage ist an den Kunden gebunden; Kennungen aus dem Browser werden serverseitig dem Kunden zugeordnet geprüft.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (Earlybyte-Administration, Verwaltung, Scan), serverseitig bei jeder Aktion geprüft. Scan-Nutzer sehen nur ihre eigenen Dokumente.
• Anmeldung mit Einmal-Codes, die kurz gültig und in Versuchen und Häufigkeit begrenzt sind; Mitarbeitende der Earlybyte GmbH melden sich über den eigenen Identitätsdienst an, beschränkt auf eine berechtigte Gruppe.
• Scan-Links sind persönlich und können jederzeit erneuert oder widerrufen werden; auf Wunsch schützt eine PIN die Scan-App auf dem Gerät.
• Eingang per E-Mail nur von den für eine Adresse erlaubten Absendern; die Zustellungen von Mailgun werden auf Echtheit geprüft und nur einmal angenommen. Zusätzlich wird geprüft, ob eine E-Mail mit einer DKIM-Signatur der Absenderdomain belegt, von wem sie stammt; ob eine E-Mail ohne diesen Nachweis abgewiesen wird, ist pro Kunde einstellbar.
• Protokollierung von Änderungen im Audit-Protokoll; Fehlerprotokolle enthalten keine Dokumentinhalte und werden nach 90 Tagen gelöscht.
• Löschen: Gelöschte Dokumente sind während der vom Kunden eingestellten Frist wiederherstellbar und werden danach aus dem Speicher entfernt.
• Betrieb in Rechenzentren in Deutschland (EU), regelmässige Sicherungen (Backups) auf Infrastrukturebene sowie regelmässige Aktualisierung und Wartung der eingesetzten Systeme.

Internationale Übermittlung

mScan wird in Deutschland (EU) betrieben. Google und OpenAI können die zum Auslesen übermittelten Dokumente ausserhalb der Schweiz/EU (insb. in den USA) verarbeiten; Mailgun ist ein US-Unternehmen, verarbeitet die E-Mails von mScan aber in seiner EU-Region. Hierfür werden geeignete Garantien verwendet (Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln).

Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung werden die personenbezogenen Daten nach Wahl des Kunden gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Bei der Löschung wird der Schlüssel des Kunden vernichtet. Der Kunde kann seine Dokumente bis dahin jederzeit selbst in mScan herunterladen; an seine Ablagen gelieferte Dokumente liegen bereits bei ihm.

Kontakt

Earlybyte GmbH, Tössuferweg 25, 8406 Winterthur, info@earlybyte.ch

Stand: September 2026.